Die Bewerbungsunterlagen – bei Anschreiben, Lebenslauf und den Anlagen zählt Qualität!

„In diesem Artikel erklären wir Ihnen, worauf es bei den Bewerbungsunterlagen ankommt. Mit einer einwandfreien und aussagekräftigen Bewerbung sind die Erfolgsaussichten schlichweg am besten!“

Im Zeitalter der Onlinebewerbung wurde die klassische Bewerbungsmappe größtenteils abgelöst und durch Portale, E-Mail-Bewerbungen und dergleichen ersetzt. Gemäß den sich stetig ändernden Anforderungen und formalen Gegebenheiten herrscht ein wenig Verwirrung darüber, was eigentlich zu den vollständigen Bewerbungsunterlagen gehört. Im Nachfolgenden erklären wir Ihnen die Bedeutung der einzelnen Bewerbungsunterlagen, und welche Dinge für eine erfolgreiche Bewerbung unbedingt zu beachten sind.

Das Bewerbungsfoto – Eine überaus wichtige Komponente Ihrer Bewerbungsunterlagen!

„Vergessen Sie nicht, rechtzeitig eine professionelles Bewerbungsfoto für Ihre Bewerbungsunterlagen machen zu lassen. Dieses ist sehr wichtig, um mit Ihrer Bewerbung direkt einen positiven Ersteindruck zu hinterlassen.“

Vorab sollten Sie sich möglichst früh über ein richtig gutes Bewerbungsfoto Gedanken machen, denn ein Passbild, wie es die meisten noch irgendwo in der Schublade haben, ist nicht angebracht. Mit dem Bewerbungsbild macht sich der / die Personaler(in) einen ersten Eindruck Ihrer Person und dabei sollten Sie sympathisch und für die Wunschstelle passend gekleidet erscheinen. Außerdem sollten Sie immer zu einer hochwertigen, schlichten und nicht zu günstigen Mappe greifen, wenn Sie sich für den konventionellen Weg entscheiden wollen; alles andere wirkt zu willkürlich und gewöhnlich. Das Papier ist idealweise dicker und fester, bzw. hat eine höhere Grammzahl als normales Druckerpapier. Diese Bewerbungsmappe muss in einem möglichst festen und luftpolsterverpackten Umschlag auf den Postweg gebracht werden und nicht schon lädiert die allgemeine Poststelle der Firma erreichen. Doch den Weg über eine klassische Bewerbungsmappe sollten Sie nur dann wählen, wenn diese Möglichkeit explizit in der Stellenanzeige genannt wird oder Sie im Vorfeld aufgefordert worden sind, Ihre Bewerbungsunterlagen persönlich vor Ort einzureichen. Dies ist oftmals dann der Fall, wenn Sie den Chef bzw. Personalentscheider persönlich kennen und eine hausinterne Vakanz geschlossen werden soll. Tipps zum Bewerbungsfoto finden Sie auch in einem Interview mit den Profis vom Fotostudio „atelier 16“ in Osnabrück.

Ihre Bewerbungsunterlagen – Die einzelnen Bewerbungsdokumente im Fokus.

„Die üblichen Bewerbungsunterlagen bestehen in der Regel aus einem Anschreiben, einem Lebenslauf sowie einer Zeugnisanlage. Das Deckblatt ist für die Onlinebewerbung per E-Mail optional, während es zwingend Bestandteil der Bewerbungsmappe ist.“

Für die meisten Stellenangebote und bei Initiativbewerbungen sind die nachfolgenden Bewerbungsunterlagen zwingend zu erstellen. Nur bei der Kurzbewerbung kann die Zeugnisanlage entfallen. Eine Kurzbewerbung ist dann zu erstellen, wenn eine Stellenanzeige dies explizit fordert. Bitte beachten Sie auch unsere Anmerkungen zum Begriff „Bewerbungsschreiben“.

Das Anschreiben: Das Herzstück Ihrer Bewerbung

Mit dem Bewerbungsanschreiben stellen Sie Ihre Motivation heraus, Ihre bisherigen Tätigkeiten und Fähigkeiten – und vor allem, wie dies alles zu der von Ihnen angestrebten Stelle passt. Zielsetzung dieses Bewerbungsdokumentes ist die Herstellung einer Passgenauigkeit zur Stellenanzeige ohne mit der Eigenwerbung unglaubwürdig oder übertrieben zu wirken. Das Bewerbungsanschreiben muss – wie auch die gesamte Bewerbung mit ihren einzelnen Unterlagen – inhaltlich und sprachlich abgerundet sein. Dieser Anforderung kann man als Bewerberin oder Bewerber nur mit viel Erfahrung und dem notwendigen Maß an Fingerspitzengefühl gerecht werden. Trotz der notwendigen Werbung – ein Begriff, welcher ohnehin schon eine sprachliche Verwandtschaft zur „Bewerbung“ hat – ist ein sachlicher, aber zugleich interessanter Sprachstil zu wählen. Mit monotonen Aussagen im Beamtenstil werden Sie kaum erreichen, dass Ihre anderen Bewerbungsunterlagen das Interesse der Personalabteilung wecken. Vergessen Sie bitte nicht, dass das Anschreiben höchstens einen Umfang von einer DIN A4 Seite haben darf. Mit mehr Text werden Sie deutlich weniger erreichen, denn Anschreiben mit zwei oder mehr Seiten werden in den Personalabteilungen direkt ausgesondert. Der Lebenslauf in den Bewerbungsunterlagen wird erst gar nicht mehr gelesen.

 

Der Lebenslauf

Dieser enthält die wichtigsten Stationen Ihres beruflichen Werdegangs und ist in Ergänzung zu dem Anschreiben die Übersicht über Abschlüsse, Ausbildung und Studium sowie Weiterbildungen, Sprachkenntnisse sowie Interessen zu sehen. Aus diesem Bewerbungsdokument allein sollten Ihr beruflicher Weg sowie Ihre Interessen und Fähigkeiten klar hervorstechen. Der Lebenslauf ist trotzdem immer im engen Verbund mit den anderen Bewerbungsunterlagen zu sehen. Schnell kann es passieren, dass aufgrund von Unsicherheiten bei der Erstellung Bewerbungsanschreiben und Lebenslauf ein unschlüssiges, nicht zusammenpassendes Bild erzeugen. In einem solchen Falle erreichen Sie mit Ihren Bewerbungsunterlagen nicht das, was Sie bezwecken: Eine Einladung zum Vorstellungsgespräch. Auch die äußere Form eines Lebenslaufes muss vielen formalen Kriterien Genüge tragen. So sollte dieses Bewerbungsdokument zwar informativ sein, ohne dabei jedoch den Umfang von zwei DIN A4 Seiten zu sprengen. Nur in den seltensten Fällen – wenn eine sehr umfangreiche und abwechslungsreiche berufliche Karriere vorliegt – kann und muss man den Lebenslauf auf drei DIN A4 Seiten ausweiten. Dies ist jedoch der maximal zulässige Umfang und darf nie überschritten werden. Es ist klar, dass die Bewerbungsunterlagen eines langjährigen Fachangestellten wesentlich umfangreicher sind, als jene eines Auszubildenden oder Studenten. Wenn Sie sehr wichtige Informationen in großer Anzahl und Komplexität vermitteln möchten, kann sich eine Projektliste oder auch „Dritte Seite“ als zusätzliche Komponente Ihrer Bewerbungsunterlagen bezahlt machen.

 

Die Zeugnisanlage

Als Nachweis unverzichtbar – Ihre Schul- und Ausbildungszeugnisse und / oder Studienabschlüsse sowie Arbeits- und Praktikumszeugnisse. Ergänzend sind des Weiteren auch Dokumente von Weiterbildungen und Kursen einzufügen. Mit der Zeugnisanlage als letztes Dokument Ihrer Bewerbungsunterlagen „beweisen“ Sie die in Ihrem Lebenslauf und Bewerbungsanschreiben getätigten Aussagen mit Kopien Ihrer offiziellen Dokumente. Nur so kann eine Leserin bzw. ein Leser in der Personalabteilung auch sichergehen, dass der Wahrheitsgehalt Ihrer Bewerbungsunterlagen den Tatsachen entspricht. Im Falle der klassischen Bewerbung mit Bewerbungsmappe reicht es völlig aus, wenn Sie Ihre Zeugnisunterlagen als Kopien beifügen. Die Qualität sollte jedoch gut sein und das Papier nicht zu billig wirken. In einem kompetenten Schreibwarenladen oder Copy Shop hilft man Ihnen gerne weiter. Für den Fall, dass Sie Ihre Dokumente selbst einscannen und ausdrucken möchten, ist es sinnvoll, die höchste Qualitätsstufe für die Scan- und Druckeinstellungen zu wählen. Bei der Onlinebewerbung muss die Zeugnisanlage – wie auch die anderen Bewerbungsunterlagen – in Form von PDF-Dateien eingereicht werden. Dies gilt sowohl dann, wenn Sie sich über ein Onlinebewerbungssystem einer großen Firma oder Organisation bewerben, als auch bei der E-Mail-Bewerbung. Wenn PDF-Dateien erzeugt werden müssen, ist größte Sorgfalt geboten. Die Zeugnisanlage darf im Allgemeinfall nicht größer als 3 MB sein, da dies bei vielen Bewerbungssystemen die übliche Dateigrößenbeschränkung ist und auch die Personalabteilungen in den meisten Unternehmen keine unendlich großen E-Mail Briefkästen haben. Beim Eingang mehrerer Hundert Bewerbungen als E-Mail tagtäglich entstehen sehr große Datenmengen, die von der IT gemeistert werden müssen. Aufgrund der Dateigrößenbeschränkung bei PDF-Dateien können Sie oftmals nicht Dateien in höchster Qualität erstellen. Wenn Ihr Scanner sehr hochwertige – aber auch zu große – Dateien liefert, können Sie diese mit entsprechender Software nachbearbeiten und den Kompromiss zwischen Qualität und Größe finden.

Die klassischen Bewerbungsunterlagen im Fazit.

„Es lohnt sich immer, Zeit und Mühe in die Erstellung der eigenen Bewerbungsunterlagen zu investieren. Ein Personaler erkennt direkt, wem es ein Anliegen war, hochwertige Bewerbungsdokumente zu erstellen. Mit den typischen Bewerbungsmustern hat man nur selten Erfolg im Bewerbungsprozess!“

Die drei Dokumente Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisanlage stellen für den Großteil der Bewerberinnen und Bewerber die vollständigen Bewerbungsunterlagen dar. Sie müssen ausgewählte und gefilterte Informationen enthalten, aufeinander abgestimmt sein und sich in keinem Fall widersprechen. Je besser sich Ihre Bewerbungsunterlagen lesen lassen, umso sympathischer wirken diese beim Adressaten. Dazu gehört natürlich ein passendes Layout und auch ein gelungenes Bewerbungsfoto. Wir beraten Sie gerne im Rahmen unserer Bewerbungshilfe und erstellen Ihre Bewerbungsunterlagen professionell nach Ihren Vorgaben und Wünschen. Dabei klären wir, ob optional zu den oben genannten Kernstücken Ihrer Bewerbungsunterlagen – je nach Stellenanforderung – möglicherweise noch andere Unterlagen eingereicht werden sollten.

Zusätzliche Bewerbungsunterlagen – Weitere Möglichkeiten…

„Im Hinblick auf die Bewerbungsunterlagen gibt es noch weitere Optionen, die von der üblichen Form abweichen. So kann beispielsweise für manche Berufe die Erstellung einer Projektliste empfehlenswert sein.“

Die Möglichkeiten weiterer Bewerbungsunterlagen beziehen sich im Wesentlichen auf drei verschiedene Komponenten. Wir beraten Sie gerne, ob die Erstellung dieser Unterlagen im Rahmen Ihrer Bewerbung erforderlich ist und zu einem Mehrwert führt.

Das Deckblatt

Entscheiden Sie sich für eine klassische Bewerbung in der Mappe, so gehört ein Deckblatt auf jeden Fall zur Vollständigkeit. Dieses Deckblatt vermittelt den ersten Eindruck von Ihnen, da Ihr Bewerbungsbild auf diesem zu sehen ist. Im Zeitalter der Onlinebewerbung jedoch, welche auch die meisten kleinen Unternehmen mittlerweile präferieren, ist das Deckblatt meist überflüssig. Wenn Sie für eine klassische Bewerbung eine Mustervorlage für das Deckblatt benötigen, können unsere kostenlosen Deckblattmuster für Sie interessant sein. Passen Sie alle Bewerbungsunterlagen entsprechend einheitlich an.

Die Projektliste

Grundsätzlich ist zu sagen, dass es sich für gewisse Berufsgruppen durchaus anbietet, eine Projektliste mitzuschicken. Dies ist besonders in der IT-Branche eine überaus sinnvolle Möglichkeit, seine Projekte und Leistungen auf einen Blick sichtbar zu machen. Gleiches gilt für manche wissenschaftlichen Mitarbeiter oder Unternehmensberater, aber auch für Selbstständige. Es geht darum, Referenzen für den eigenen beruflichen Werdegang zur Verfügung zu stellen, für welche keine Arbeitszeugnisse vorliegen. Für andere Berufsgruppen wie beispielsweise Verwaltungsfachangestellte im öffentlichen Dienst oder vergleichbare Tätigkeiten ist dies nicht notwendig. Hier wird ersichtlich, wie individuell jede Bewerbung zu betrachten ist – gerade im Hinblick auf die zu erstellenden Bewerbungsunterlagen, nicht nur bezüglich des reinen Inhaltes.

„Das Motivationsschreiben wird schon mal gerne mit dem Anschreiben bzw. Bewerbungsschreiben verwechselt. Eine „Dritte Seite“ als Teil der Bewerbungsunterlagen ist nur in wenigen Fällen empfehlenswert. Bei der „Dritten Seite“ kann es sich um ein Motivationsschreiben oder um ein zusätzliches Dokument wie eine Projektliste handeln.“

Das Motivationsschreiben

Das Motivationsschreiben stellt für gewisse Berufsgruppen eine weitere Möglichkeit dar, sich im Rahmen einer Bewerbung zu präsentieren – insbesondere bei der Bewerbung auf attraktive Studienplätze, ein Duales Studium oder für ein Auslandssemester (z. B. über ERASMUS) ist dies als wichtig und mittlerweile etabliert anzusehen. An dieser Stelle ersetzt das Motivationsschreiben das Anschreiben. Als angehende(r) Student(in) liegt zumeist keine oder nur wenig berufliche Erfahrung vor, sodass sich das Anschreiben folgerichtig im Kern mit der eigenen Motivation auseinandersetzen muss. Möglicherweise kann bei Führungskräften, Akademikern und Bewerbern mit langjähriger Berufserfahrung in ganz wenigen Fällen eine „Dritte Seite“ in Form eines Motivationsschreibens sinnvoll sein – bei einer rundum gelungenen Bewerbung mit einem abgerundeten und anspruchsvollen Bewerbungsanschreiben jedoch mitunter obsolet: Es besteht die Gefahr, dass Sie sich in den Formulierungen und in den einzelnen Aspekten Ihrer Bewerbungsunterlagen wiederholen – und immer wieder erscheinende, eigentlich völlig gleiche Inhalte will niemand gerne lesen. Dies würde nur die Vermutung nahe legen, dass die / der Bewerber(in) es nicht vermag, wichtige von unwichtiger Information zu unterscheiden und Relevantes in zusammenfassender Weise zu veranschaulichen. Wer diesen Umgang mit Informationen nicht beherrscht, erscheint vielen Personalabteilungen als ungeeignet für die meisten Stellen, insbesondere für höherwertige und anspruchsvolle Aufgaben. Gerade wenn es um Stellenausschreibungen mit viel Konkurrenz geht, müssen die Bewerbungsunterlagen stimmig sein, um eine reelle Chance für die Einladung zum Vorstellungsgespräch zu erhalten!

Die Bewerbungsunterlagen als Mosaik, welches in der Personalabteilung zusammengesetzt wird…

„Bei Ihren Bewerbungsunterlagen muss das Gesamtbild stimmig sein. Alle Bestandteile der Bewerbung sollten zueinander passen und sich in keinem Punkt widersprechen.“

Es gibt viele Details, die beachtet werden müssen und zusammen ein gelungenes Mosaik ergeben sollten – schon rein formal kann bei den Bewerbungsunterlagen so einiges schiefgehen. Damit sind nicht nur Klassiker gemeint wie Eselsohren, Kaffeeflecken oder dergleichen, sondern auch die falsche Anordnung: Das Aktuellste kommt immer zuerst – egal ob beim Lebenslauf oder der Zeugnisanlage. Bitte heften Sie den Lebenslauf und die Zeugnisanlage ein, in der Regel liegt das Anschreiben oben auf. All diese Formalitäten entfallen natürlich bei der Onlinebewerbung. Tipp: Verschicken Sie eine Bewerbung per E-Mail, so achten Sie bitte auf die übersichtliche und korrekte Bezeichnung der Dateinamen! Dokumente mit dem Namen „Anschreiben-Firma XY“ erhalten die Unternehmen in großer Zahl und müssen unter Umständen erst einmal die jeweiligen Lebensläufe und Anschreiben der potenziellen Bewerber umbenennen. Erwähnen Sie also in denen zu verschickenden Dateien Ihren Namen!

Bewerbungsunterlagen für die englische Bewerbung: Kürzer und anders!

„Für eine Bewerbung im englischsprachigen Raum benötigen Sie Unterlagen, die sich deutlich von dem deutschen Pendant unterscheiden. In der Regel werden nur ein Cover Letter sowie ein CV bzw. Resume erwartet. Diese sind jedoch vom Aufbau und vom Inhalt her anders gestaltet.“

Auf dem heutigen Arbeitsmarkt werden immer mehr Stellen auf Englisch ausgeschrieben. Somit müssen nicht nur dann eine englische Bewerbung erstellen, wenn es um attraktive Arbeitsmöglichkeiten im Ausland geht. Große Konzerne der deutschen Wirtschaft arbeiten in vielen Bereichen schon in englischer Sprache und schreiben hoch qualifizierte mit ansprechender Vergütung in dieser aus. Der Charakter einer nichtdeutschen Bewerbung unterscheidet sich in wesentlichen Faktoren von der deutschen Variante. So sind also nicht nur sprachliche Feinheiten, sondern auch formale Feinheiten bei der Erstellung Ihrer Bewerbungsunterlagen auf Englisch zu beachten. Auch gibt es zwischen der amerikanischen und britischen Bewerbung signifikante Unterschiede, welche sich nicht nur in den verschiedenen Schreibweisen manifestieren. Gerne stellen wir Ihnen im Rahmen unseres Bewerbungsservices unsere Kompetenz und Erfahrung im Bereich der englischen Bewerbung – ganz gleich, ob amerikanische, britische oder internationale – zur Verfügung. Die entsprechenden Preise können Sie unserer Preisliste entnehmen.

Ein sicherer Weg zu überzeugenden Bewerbungsunterlagen: Unser Bewerbungsservice.

„Gerne unterstützt Sie der TT Bewerbungsservice bei Ihrem persönlichen Bewerbungsvorhaben. Sie erhalten ausschließlich maßgeschneiderte Unterlagen, die zu Ihnen und zu der von Ihnen angestrebten Stelle passen.“

Wenn Sie sichergehen möchten, dass Sie sich mit bestmöglichen Bewerbungsunterlagen bewerben, bietet sich die Hilfe unseres Bewerbungsservices an. Unser Ziel ist, das Beste aus Ihren Fähigkeiten und Kenntnissen sowie Ihrer Bewerbungssituation herauszuholen und die Chancen auf einen Bewerbungserfolg zu maximieren. Wir betrachten Ihr Anliegen dabei immer aus einer holistischen Perspektive, welche es uns ermöglicht, Ihre Bewerbungsunterlagen so zu erstellen, dass diese abgerundet sind und keine Fragen in der Personalabteilung aufwerfen. Dazu analysieren wir Ihren bisherigen Werdegang und Ihre Motivation. Sie erhalten immer individuelle Bewerbungsunterlagen mit einem Höchstmaß an Passgenauigkeit für Ihre Wunschstelle. So können Sie mit großem Selbstvertrauen und guten Chancen in den Bewerbungsprozess einsteigen. Auch für den Fall, dass Sie beruflich stark eingebunden sind und nur wenig Zeit für das Verfassen von Bewerbungsunterlagen haben, helfen wir Ihnen gerne weiter. Die Preisgestaltung unseres Services für Bewerbungsunterlagen ist an Ihre persönliche Situation ausgerichtet, sodass die Preise immer fair und transparent sind. Für die Erstellung von englischen Bewerbungsunterlagen ist kein Aufpreis erforderlich, da unsere englische Sprachkompetenz höchsten Ansprüchen genügt und wir darin viel Erfahrung haben. Kosten für die Erstellung einer professionellen Bewerbung können Sie übrigens auch in den meisten Fällen als Werbungskosten von der Steuer absetzen und so Geld sparen.

Wenn Ihre Bewerbungsunterlagen überzeugt haben: Die Einladung zum Vorstellungsgespräch!

„Mit guten Bewerbungsunterlagen haben Sie einfach die besten Chancen, die erste Hürde im Bewerbungsprozess erfolgreich zu nehmen. Auf die erste Vorstellungsrunde müssen Sie sich ebenfalls sehr gut vorbereiten, denn hier wird nochmals gesiebt. Zudem müssen Sie sich auf Fangfragen gefasst machen, die manchmal gar nicht so leicht zu beantworten sind. Auch hier zahlt sich also eine solide Vorbereitung aus!“

Die Einladung zu einem Vorstellungsgespräch ist immer ein Grund zur Freude, ganz ohne Frage. Doch es sind noch weitere Hürden auf dem Weg zur Anstellung erfolgreich zu absolvieren, bevor Sie einen Arbeitsvertrag zur Unterschrift vorgelegt bekommen. Viele Tipps für das Gespräch finden Sie auf unserer Website. Wichtig ist, dass Sie sich gut auf das Bewerbungsgespräch vorbereiten. Sie müssen sich glaubwürdige Antworten auf „Stressfragen“ bereits vor dem Termin zurechtgelegt haben. Was antworten Sie beispielsweise auf Fragen wie „Wie kommt es, dass Sie in Mathe und Physik nur eine Vier hatten?“, „Warum haben Sie solange für das Studium gebraucht?“ oder „Welche negativen Eigenschaften haben Sie?“. Schieben Sie auf keinen Fall die Schuld auf den Lehrer oder die Universität. Auch im Bewerbungsgespräch kann und muss man Negatives in einer positiven Weise vermitteln – ohne, dass jemand das Gesicht verliert. Sie haben es ja schon erfolgreich bei Ihren Bewerbungsunterlagen vorgemacht und müssen diese Einstellung während des Vorstellungsgespräches konsequent beibehalten. Organisatorisches gilt es ebenfalls vor dem Termin zu beachten. Prüfen Sie bitte rechtzeitig vorher, wie Sie am einfachsten zum Gesprächsort anreisen können und bereiten Sie Ihre Kleidung sowie erforderliche Unterlagen einen Tag vor dem Bewerbungsgespräch vor. Gut zu wissen ist zudem, wo sich die nächste Einrichtung befindet, bei welcher Sie Getränke sowie kleine Snacks erwerben können und wo sich die nächste sanitäre Einrichtung befindet. Nervosität führt oft zu einem trockenen Mund! Wichtig ist auch, dass Sie ca. drei Exemplare Ihrer Bewerbungsunterlagen mitführen, damit Sie zum einen selbst auf Punkte in Ihren Unterlagen Bezug nehmen können und zum anderen, falls Teilnehmer seitens des einladenden Unternehmens Ihre Bewerbungsunterlagen nicht zur Hand haben. Zeigen Sie sich bei der Begrüßung höflich und freundlich, also von Ihrer besten Seite.

Dieser Artikel zum Thema „Bewerbungsunterlagen“ stammt von Dipl.-Ing. Till Tauber MBA, dem professionellen Bewerbungsschreiber aus dem Raum Hannover / Braunschweig.