Die Bewerbung drucken: Diese Punkte müssen Sie beachten!
„Beim Drucken der eigenen Bewerbung kann einiges schief gehen. Damit Sie mit einer professionellen Bewerbungsmappe überzeugen können, finden Sie die wichtigsten Tipps rund um das Ausdrucken der Bewerbung zusammengefasst in diesem Artikel.“
In manchen Fällen müssen Sie Ihre Bewerbungsunterlagen ausdrucken. Dies muss nicht unbedingt teuer sein. Dennoch sind diverse Punkte beim Drucken zu beachten, damit Sie mit einer professionellen Bewerbungsmappe überzeugen können.
Im Zeitalter der Onlinebewerbung erfolgt das Drucken der Bewerbung meistens mit einem kostenlosen PDF-Drucker, um geeignete PDF-Dokumente zu erzeugen. Doch in manchen Fällen erwarten die Arbeitgeber eine Bewerbungsmappe und dazu müssen Sie Ihre Bewerbungsunterlagen zunächst ausdrucken. Dies ist zum Beispiel dann erforderlich, wenn Sie den zuständigen Personaler persönlich kennen und dieser Sie um eine ausgedruckte Version Ihrer Unterlagen fragt. Auch ist es empfehlenswert, Ihre Bewerbung auszudrucken und zum Vorstellungsgespräch mitzunehmen, falls Sie nach konkreten Punkten darin gefragt werden. Es kommt also in der Tat noch vor, dass Sie Ihre Bewerbung drucken müssen. Daher möchten wir Ihnen in diesem Artikel die wichtigsten Tipps und Hinweise rund um das professionelle Ausdrucken einer Bewerbung geben!
Wann müssen Sie Ihre Bewerbung ausdrucken?
„Manche Bewerbungssituationen machen den Druck der eigenen Unterlagen erforderlich. Dies ist zwar selten der Fall, trifft es bei Ihnen dennoch zu, sollten Sie sich gut darauf vorbereiten und sich mit den Feinheiten auskennen.“
Die wenigsten Arbeitgeber erwarten in der heutigen Zeit noch ausgedruckte Unterlagen in der klassischen Bewerbungsmappe. Die Onlinebewerbung bietet schlichtweg zu viele Vorteile, um sie nicht zu nutzen. So müssen die gedruckten Unterlagen nicht aufwendig per Post im Haus zugestellt und geöffnet werden. Auch fällt vielen Recruitern das schnelle Lesen von Unterlagen am Rechner wesentlich leichter – insbesondere, wenn sich mehrere hundert Bewerber auf eine einzige Stelle bewerben. In einem Büro kann es mit mehreren Dutzend Bewerbungsmappen schließlich recht eng zugehen. Dennoch ist die Bewerbungsmappe – und das damit verbundene Drucken von Bewerbungsunterlagen – nicht restlos von der Bildoberfläche verschwunden. Es gibt nach wie vor Bewerbungskonstellationen, für die Sie Ihre Bewerbungsunterlagen ausdrucken müssen. Anbei ein paar Beispiele:
Diese Infografik zeigt, worauf es ankommt, wenn Sie Ihre Bewerbungsunterlagen ausdrucken. Zum Vergrößern klicken Sie bitte hier oder auf das Bild.
- Sie bewerben sich intern und / oder kennen den Personaler, der um ausgedruckte Bewerbungsunterlagen bittet, die Sie dann persönlich in einer Mappe vorbeibringen.
- Sie möchten Sie in einem kleineren oder mittleren Betrieb persönlich vorstellen und bringen Ihre ausgedruckten Bewerbungsunterlagen mit (z. B. im Rahmen der Bewerbung für eine Ausbildung).
- Sie besuchen eine Karrieremesse und möchten Interessenten vor Ort Kopien Ihres Lebenslaufs überreichen können.
- Sie bewerben sich im öffentlichen Dienst, wo teilweise noch ausgedruckte Bewerbungen erwartet werden.
- Die entsprechende Stellenanzeige fordert explizit gedruckte Bewerbungsunterlagen.
Bietet ein Arbeitgeber die Wahl zwischen ausgedruckten Unterlagen und einer Onlinebewerbung per E-Mail, sollten Sie immer die letztere Option wählen.
Die wichtigsten Tipps, wie Sie Ihre Bewerbung richtig drucken!
„Für einen gelungenen Druck Ihrer Bewerbungsunterlagen benötigen Sie einen funktionierenden und richtig eingestellten Drucker sowie geeignetes Papier in guter Qualität.“
Wenn Sie nicht um das Drucken Ihrer Bewerbung herumkommen, benötigen Sie zunächst Zugang zu einem geeigneten Drucker und das richtige Papier. Auch sollten Sie bereits passende Bewerbungsmappen und ggf. Briefumschläge sowie Briefmarken gekauft haben. Rechnen Sie immer damit, dass das Drucken beim ersten Mal nicht optimal gelingt und dass unter Umständen mehrere Versuche erforderlich sind.
1. Hinweise zum Drucker, mit dem Sie Ihre Unterlagen ausdrucken
Prüfen Sie vor dem Drucken am besten, ob die Tinte im Drucker noch frisch ist. Wenn nur wenig genutzt, können die Tintenpatronen leicht vertrocken, was sich unter Umständen in einem unschönen Druckbild äußert. Benötigen Sie neue Patronen nur für Ihr Bewerbungsvorhaben, ist es oftmals günstiger, auf die Angebote der Ersatzhersteller zurückzugreifen.
Prüfen Sie immer die ausgedruckten Unterlagen mit dem Bild auf dem Monitor. Oftmals werden die Farben etwas unterschiedlich dargestellt, was nicht schlimm sein muss. Doch manchmal ist der Unterschied sehr groß, dass Sie die Farbeinstellungen des Druckers oder die Farben im Textverarbeitungsprogramm anpassen müssen. Bedenken Sie jedoch, dass es den meisten Recruitern nicht um kreative Bewerbungsdesigns mit schönsten Farben, sondern vor allem um einen aussagekräftigen Bewerbungsinhalt ankommt, der Passgenauigkeit, Eignung und Individualität vermittelt. Wenn Sie nur selten drucken und Ihre Druckpatronen bereits leer oder zwischenzeitlich aufgrund zu seltener Nutzung unbrauchbar geworden sind, müssen Sie nicht zwingend auf Markenprodukte für die einmalige Nutzung im Bewerbungskontext setzen. Für zahlreiche Druckermarken und -modelle gibt es kostengünstige Ersatzpatronen, die nicht schlechter sein müssen als die Originale. Es gibt zahlreiche Alternativanbieter, auf deren Produkte man zurückgreifen kann, wenn man beim Bewerbungsdruck sparen möchte.
„Nur in wenigen Fällen lohnt es sich, extra für das eigene Bewerbungsvorhaben einen Drucker zu kaufen. Der Weg zum Copyshop ist meistens der sinnvolle Weg, an gedruckte Bewerbungsunterlagen zu kommen. Möchte man dennoch ein Gerät kaufen, empfiehlt sich ein Multifunktionsgerät mit integriertem Scanner, schließlich müssen Sie Ihre Zeugnisse und Nachweise der Bewerbungsmappe beifügen.“
2. Das richtige Papier für Ihre Bewerbung auswählen
Ihre Bewerbung drucken Sie am besten auf weißem Papier aus. Andere Farben sind ungeeignet – insbesondere Recylingpapier. Das Papier sollte mindestens ein spezifisches Gewicht von etwa 90g/cm2 haben.
Grundsätzlich ist Papier mit einem spezifischen Gewicht von 90 g/cm2 für ein Bewerbungsvorhaben bestens geeignet. Es sollte eine schöne weiße Farbe haben und sich in den Händen gut anfühlen. Leichteres oder dickeres Papier fällt einfach zu sehr aus der Norm und würde somit einen unpassenden Eindruck hinterlassen. Bei der Bewerbung sollten Sie grundsätzlich nicht sparen, aber auch nicht unnötig Geld ausgeben.
„Lassen Sie die Ausdrucke ausreichend trocknen, damit die Tinte nicht mehr verschmieren kann. Knicke sind auch unbedingt zu vermeiden, wenn Sie Ihre Bewerbungsunterlagen in die entsprechende Mappe einfügen. Denken Sie daran, dass Ihre ausgedruckten Unterlagen maßgeblich über den ersten Eindruck bestimmen, den Sie in der jeweiligen Personalabteilung erzeugen.“
Wie sollten die Bewerbungsunterlagen ausgedruckt werden? Schwarz-Weiß oder farbig?
Designs mit zwei Farben sind für die meisten Bewerbungen optimal geeignet, da sie weder zu schlicht noch zu verspielt sind. Auch gibt es Bewerbungsdesigns, die zwar nur einfarbig gestaltet sind, jedoch eine andere Farbe als Schwarz nutzen. Oftmals handelt es sich dann um ein Dunkel- oder Mittelgrau. In beiden Fällen müssen Sie farbig drucken. Zudem ist es für die meisten Bewerbungen in Deutschland noch ein Bewerbungsfoto oder Businessporträt erforderlich, welches selbst dann einen farbigen Ausdruck erforderlich macht, wenn es in Graustufen gehalten ist.
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4. Doppelseitig drucken - ist das eine sinnvolle Option?
Die modernen Drucker und Multifunktionsgeräte ermöglichen oftmals den beiderseitigen Druck, was durchaus einen professionellen Eindruck hinterlässt. Doch im Falle der Bewerbung ist ein doppelseitiger Druck der Unterlagen gänzlich ungeeignet. Da einem Personalbearbeiter nur wenig Zeit zur ersten Auswertung der eingehenden Bewerbungen bleibt, möchte dieser so schnell wie möglich alle wichtigen Informationen im Blick haben. Eine Bewerbung liest man einfach anders als ein Buch oder ein Heft. Verzichten Sie daher auf den doppelseitigen Druck und nutzen Sie stattdessen lieber ein paar Blätter mehr für Ihre Bewerbung!
„Bitte beachten Sie, dass alle Bewerbungskosten wie Druckkosten, Portokosten und Reisekosten im Rahmen der Einkommensteuererklärung als Werbungskosten abgesetzt werden können. Dies gilt auch für die Kosten eines Bewerbungsservices. Bei einer Vielzahl an Bewerbungen und Vorstellungsgesprächen lässt sich so in der Regel etwas Geld sparen.“
8 typische Fehler bei ausgedruckten Bewerbungsunterlagen im Überblick!
Achten Sie bitte darauf, dass Sie geeignete Einstellungen für den Drucker nutzen. Von einem doppelseitigen Druck wird abgeraten.
- Das Papier wirkt zu günstig oder von der Qualität her zu sehr übertrieben.
- Die Farbe und Qualität der Bewerbungsmappe stimmen nicht zur angestrebten Position und / oder zum Arbeitgeber.
- Einzelne Papierblätter haben Knicke, Druckstellen oder Flecken.
- Die Tinte ist teilweise verschmiert oder es befinden sich Tintenflecke auf den Bewerbungsunterlagen.
- Der Ausdruck wirkt minderwertig – entweder, weil s/w gedruckt wurde, oder weil die Farbdarstellung des Druckers zu sehr von dem Bild auf dem Monitor abweicht.
- Es befinden sich Streifen im Druck, weil die falschen Druckereinstellungen gewählt worden sind.
- Die Bewerbungsmappe ist nicht richtig aufgebaut und / oder unvollständig.
- Der Briefumschlag mit dem die Bewerbungsmappe verschickt wird, ist ungeeignet z. B. in Bezug auf Farbe, Beschriftung oder Frankierung.
PDF-Dateien Ihrer Bewerbung drucken: So bereiten Sie eine Onlinebewerbung vor!
„Für die Onlinebewerbung benötigen Sie in der Regel einen PDF-Drucker. Diese Programme gibt es als Freeware kostenlos zum Download. Der Funktionsumfang ist für ein Bewerbungsvorhaben in der Regel völlig ausreichend.“
Wer PDF-Dateien für die Onlinebewerbung generiert, „druckt“ in den meisten Fällen ebenfalls. Bei der Software handelt es sich um kostenlose PDF-Drucker aus dem Freewaresegment. Auch bei Bewerbungsdateien muss die Grafikqualität stimmen.
Da nur die wenigsten Bewerber über professionelle PDF-Software verfügen, weil diese recht kostenintensiv ist, greift man in der Regel ebenfalls zum „Drucken“ der Bewerbungsunterlagen zurück. Dazu eignen sich kostenlose PDF-Drucker aus dem Freewaresegment, die aus der Datei eines Textverarbeitungsprogramm eine PDF-Datei erzeugen. Dabei können, ebenso wie bei einem normalen Drucker, verschiedene Einstellungen gewählt werden. Diese machen sich dann vor allem in Farbe, Qualität und Größe der PDF-Dateien bemerkbar. Für den Bewerbungskontext gilt es immer, einen geeigneten Kompromiss zwischen Grafikqualität und Dateigröße zu finden, schließlich gibt es seitens der Arbeitgeber oftmals klare Beschränkungen, die meistens im Bereich zwischen 2 – 3 MB liegen. Andere Dateiformate außer PDF kommen für die Bewerbung nicht infrage, da sie alle gravierende Nachteile bieten und vor allem nicht für die Darstellung von Text geeignet sind.
Bei der Onlinebewerbung mit PDF-Dateien gibt es einige Fallstricke, die Sie unbedingt vermeiden müssen.
5 Tipps zur Bewerbung mit PDF-Dateien
- Für die E-Mail-Bewerbung ist es sinnvoll, alle Bewerbungsunterlagen zu einer einzigen PDF-Datei zu „drucken“ und dann gleichzeitig ein Deckblatt zu verwenden. Bewerben Sie sich über ein Onlineportal, benötigen Sie in der Regel einzelne PDF-Dateien.
- Experimentieren Sie mit den Einstellungen des von Ihnen genutzten PDF-Druckers, um eine optimale Grafikqualität bei kleiner Dateigröße zu finden. Gleichzeitig empfiehlt es sich, das Bewerbungsfoto vor dem Einfügen in das Textverarbeitungsprogramm von der Auflösung her zu optimieren.
- Geben Sie Ihren PDF-Dateien geeignete Namen, mit denen sie zugeordnet werden können (z. B. „Bewerbung – M. Mustermann.pdf“ oder „Lebenslauf_M. Mustermann.pdf“).
- Achten Sie darauf, dass sich in den Dateidetails keine unpassenden Eintragen wie ungünstige Computer- oder Verfassernamen befinden.
- Auch im Hinblick auf die E-Mail-Adresse zählt Seriosität – am besten Nutzen Sie eine Adresse der Art „[email protected]“ oder „[email protected]“.
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Ihre gedruckten Bewerbungsunterlagen verschicken: Bitte immer vorab prüfen!
Jede Bewerbung sollte mehrmals durchgesehen werden, bevor man sie verschickt. Dies gilt unbedingt für ausgedruckte Bewerbungsunterlagen, denn die Fehlerquellen sind zahlreich.
Ob online oder gedruckt: Keine Bewerbung sollte ohne vorherige Prüfung verschickt werden. Zu oft passiert es, dass man die Unterlagen druckt und verschickt, um kurze Zeit später festzustellen, dass der ein oder andere Fehler enthalten ist. Dies ist gerade dann sehr ärgerlich, wenn es sich um die Bewerbung für eine sehr ansprechende Stelle bei einem guten Arbeitgeber handelt. Daher lohnt es sich, immer doppelt zu prüfen. Korrekturlesen ist ohnehin stets Pflicht und auch der Inhalt sollte von einer versierten Person auf seine Aussagen hin überprüft werden. Nur so können Sie den gewünschten Ersteindruck erzeugen.
Till Tauber ist seit 2013 als freiberuflicher Bewerbungsschreiber tätig und greift hierzu auf sein Wissen als Diplom-Ingenieur mit zusätzlichem MBA-Abschluss zurück. In dieser Zeit hat er mehr als 3.500 Bewerbungen im Kundenauftrag geschrieben – und weiß, worauf es beim Anschreiben sowie beim Lebenslauf ankommt. Auf TT Bewerbungsservice schreibt er zu aktuellen Themen rund um die Bewerbung.
