Bewerbung Briefumschlag – richtig beschriften und versenden!
„Wenn Sie sich mit einer Bewerbungsmappe bewerben, versenden Sie diese in der Regel mit der Deutschen Post. Dazu benötigen Sie noch einen passenden Umschlag geeigneter Größe, korrekter Beschriftung und dem passenden Porto. Erfahren Sie in diesem Artikel alles, was Sie zum Briefumschlag im Zuge einer Bewerbung wissen müssen!“
Die Auswahl an Briefumschlägen und Versandtaschen ist groß. Welches Format und welche Farbe sollte der Umschlag für die Bewerbung haben? In diesem Artikel klären wie die wichtigsten Fragen rund um den Versand Ihrer Bewerbungsunterlagen, wenn Sie sich per Mappe bewerben.
Wenn Sie sich auf dem klassischen Weg per Bewerbungsmappe und ausgedruckten Bewerbungsunterlagen bewerben, gibt es in der Regel zwei Möglichkeiten, diese zuzustellen. Entweder kennen Sie den zuständigen Ansprechpartner im Unternehmen und händigen Ihre Mappe dort aus, oder Sie müssen diese in die Post geben. Die Zustellung per Post ist häufiger und gleichzeitig stellt sich die Frage, was Sie im Hinblick auf den Briefumschlag beachten müssen. Dort lauern nicht nur bei der Beschriftung eine Vielzahl an Fehlermöglichkeiten, die Sie im Zuge Ihrer Bewerbung unbedingt vermeiden müssen. In diesem Artikel steht daher der Briefumschlag im Fokus. Wir geben Ihnen die wichtigsten Tipps und Hinweise rund um den Umschlag für Ihre Bewerbung!
Für den Versand Ihrer Bewerbungsmappe benötigen Sie immer einen Briefumschlag!
„Schon anhand eines Briefumschlages entsteht ein erster Eindruck, bevor sich der zuständige Personaler überhaupt die eigentliche Mappe angesehen hatte. Es gibt dabei viele Fehler, die man machen kann und die unbedingt zu vermeiden sind!“
Die Bewerbung ist ein sehr formaler Prozess, der aus einer Vielzahl an Regeln besteht und dennoch Individualität, vor allem in der inhaltlichen Ausgestaltung des Bewerbungsanschreibens und des Lebenslaufs, zulässt. Bezogen auf den Briefumschlag gibt es ebenso zahlreiche Punkte, die Sie beachten müssen und es stellen sich mehrere Fragen, wie man es richtig macht:
In Bezug auf den Briefumschlag gibt es viele Fragen, die einer eingehenden Klärung bedürfen. Die Kernfrage richtet sich immer nach der richtigen Beschriftung und der Höhe des Portos.
- Welche Größe sollte der Briefumschlag für die Bewerbung haben?
- Auf welche Farbe sollte ich beim Briefumschlag zurückgreifen?
- Wie wird der Briefumschlag richtig beschriftet?
- Was muss ich in Bezug auf die Adresse beachten?
- Wo gehören Absender und Empfänger auf den Briefumschlag?
- Was hat es mit dem Vermerk „zu Händen“ auf sich – und muss ich diesen ebenfalls für meine Bewerbung nutzen?
- Wie wird der Briefumschlag mit der Bewerbungsmappe richtig frankiert?
- Wo muss sich die Briefmarke auf dem Umschlag befinden?
- Soll ich meine Bewerbungsmappe im Briefumschlag per Einschreiben versenden?
- Gibt es weitere Fehler, die man beim Briefumschlag machen kann?
Sie sehen, dass es viele Fragen und damit Fettnäpfchen gibt, wenn es um den Briefumschlag für die Bewerbung geht. Wer sich rechtzeitig mit diesem Thema auseinandersetzt, hat weniger Stress und vermeidet so die typischen Fehler, die oftmals schon vor dem Lesen Ihrer Bewerbungsunterlagen zum Bewerbungs-Aus führen können. Doch bevor wir uns dem Briefumschlag im Bewerbungskontext widmen, sollten wir noch kurz auf das Papier eingehen.
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Bevor Sie sich dem Briefumschlag widmen, muss die Frage nach dem richtigen Papier geklärt werden!
„Empfehlenswert für die Bewerbung ist weißes Papier mit einem spezifischen Gewicht von 90 g/m2. Recyclingpapier ist in der Regel gänzlich ungeeignet. Vergessen Sie nicht, die ausgedruckten Bewerbungsunterlagen händisch zu unterschreiben. Dafür sollten Sie auf einen Füller mit blauer Tinte zurückgreifen.“
Schon beim Papier für Ihre Bewerbungsunterlagen müssen Sie die richtige Wahl treffen. Die Qualität muss ebenso stimmig sein wie beim Briefumschlag.
Die Arbeitsabfolge bei der Bewerbungsmappe sieht in der Regel so aus, dass Sie Ihre Bewerbungsunterlagen zunächst in einem Textverarbeitungsprogramm verfassen, die Dokumente ausdrucken, händisch unterschreiben und dann in die entsprechende Mappe einordnen. Dabei stellt sich direkt die Frage, welches Papier zu verwenden ist. Grundsätzlich kommt in Deutschland das DIN A4-Papierformat für die Bewerbung zur Anwendung. Als empfehlenswert gilt weißes Papier mit einem spezifischen Gewicht von 90 g/m2. Damit liegen Sie in der Regel immer richtig. Das Papier für die Bewerbung darf schließlich weder zu dünn noch zu dick sein. Alles, was die Norm sprengt, erzeugt nicht unbedingt einen positiven Ersteindruck beim zuständigen Personaler.
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Fragen und Antworten zum Briefumschlag im Überblick!
Erhalten Sie alle wichtigen Informationen für einen gelungenen Versand Ihrer Bewerbungsmappe auf dem Postweg. Auch beim Briefumschlag zählen viele Kleinigkeiten.
Bei einer Bewerbung auf eine bestimmte Stelle gibt es üblicherweise eine Frist, die Sie einhalten müssen. Dadurch kann mitunter Zeitdruck entstehen, wenn sich die Erstellung der Bewerbungsunterlagen vielleicht hinauszögert, weil Sie mit der ein oder anderen Formulierung im Anschreiben hadern oder Sie noch ein fehlendes Zeugnis für die Anlagen Ihrer Bewerbung suchen. Kaufen Sie rechtzeitig ausreichend Briefumschläge, wenn Sie wissen oder davon ausgehen müssen, dass Sie Ihre Bewerbungsmappe postalisch versenden werden. Dabei lohnt es sich, direkt mehrere Umschläge entweder einzeln oder günstiger im Pack zu kaufen, falls man sich verschreibt oder doch noch eine weitere interessante Stelle findet, auf die man sich ebenfalls bewerben möchte.
„Sie wissen nicht, ob der zuständige Personalbearbeiter die Post nicht selbst aufmacht. Dementsprechend sorgfältig sollten Sie bei der Beschriftung und Frankierung des Briefumschlags mit Ihren Bewerbungsunterlagen sein. Es wäre zu schade, eine Absage wegen eines nachlässig wirkenden Umschlags, in dem sich vielleicht eine rundum gelungene Bewerbung befindet, zu erhalten. Nutzen Sie die nachfolgenden Empfehlungen zum Briefumschlag.“
Wie groß muss der Briefumschlag für die Bewerbung sein?
So ist der Briefumschlag händisch richtig beschriftet. Zum Vergrößeren bitte auf das Bild oder hier klicken.
Der Briefumschlag sollte von der Größe her dem DIN B4-Format (Breite: 25 cm, Länge: 35,3 cm) entsprechen. Das DIN C4-Format (Breite: 22,9 cm, Länge: 32,4 cm) ist in der Regel zu klein, um eine etwas dickere Bewerbungsmappe aufzunehmen. Diese würde darin etwas gequetscht wirken, zudem könnten die Ränder reißen. Bewerbungsunterlagen – in einer Mappe geht es ohnehin nicht – dürfen niemals geknickt werden. Daher finden Briefumschläge in der Größe „DIN-lang“ bzw. „(DL)“auch keine Verwendung für die Bewerbung – ganz gleich, ob diese ein Sichtfenster haben oder nicht. Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse sowie das Deckblatt werden niemals gefaltet. Auch Umschläge mit Pull-Tab (integrierte Aufrissschnur) kann man für den Versand einer Bewerbungsmappe nicht empfehlen. Zudem ist das Porto unter Umständen teuerer.
Welche Farbe darf der Briefumschlag haben – weiß oder braun?
Deutlich hochwertiger und damit professioneller wirkt ein Briefumschlag in der Farbe Weiß. Braune Umschläge wirken immer etwas günstiger. Da Sie nicht wissen, ob der zuständige Personaler selbst die Post aufmacht, sollten Sie auf Nummer sicher gehen und lieber zu dem etwas teuereren Briefumschlag greifen. Bunte Umschläge, sofern in der Größe DIN B4 überhaupt erhältlich, sollten nicht einmal für überaus moderne Bewerbungsunterlagen mit aufwendigem Design genutzt werden. Briefumschläge mit einem Papprücken sind optimal, da dies ein Knicken der Sendung vermeidet.
Wie wird der Briefumschlag richtig beschriftet?
Der Briefumschlag für Ihre Bewerbung muss immer die Elemente Absender und Empfänger enthalten. Zudem ist ein Feld für die Briefmarke oder das Label, wenn Sie die Sendung in einer Postfiliale aufgeben. Briefumschläge, die Sie händisch beschriften oder mit einem Adresslabel versehen möchten, sind im Querformat zu beschriften. Solche Umschläge mit Sichtfenster enthalten die Beschriftung im Hochformat.
Wie wird die Adresse richtig geschrieben?
Wenn Sie ein Etikett selber ausdrucken möchten, sieht der Briefumschlag etwas anderes aus. Klicken Sie zum Vergrößern bitte auf das Bild oder hier.
Von der Verwendung eines Briefumschlags mit Sichtfenster wird eher abgeraten. Auch, wenn dies vermeintlich einen professionelleren Eindruck vermittelt, kann der Aufwand sehr groß werden. Die Adresse muss immer sichtbar sein, sodass Sie beim Anschreiben, das nicht zwingend dem DIN 5008 entsprechen muss, weniger flexibel mit der Position der Adresse des Empfängers sind. Zudem muss auch der Absender durch das Sichtfenster klar erkennbar sein. Das Anschreiben liegt also – gehalten von einer Büroklammer – auf der Bewerbungsmappe auf, oder Sie müssen ein zusätzliches Blatt Papier, das lediglich Absender und Empfänger enthält, erstellen. Dies würde jedoch ebenfalls ungünstig wirken.
Eher schon kann zu bedruckbaren Adressetiketten bzw. -aufklebern geraten werden. Möchten Sie den Briefumschlag mit einem Etikett versehen, müssen natürlich auch dort Absender und Adressat darauf zu finden sein. Eine zweite Adressetikette ist nicht zulässig – schließlich würde das sehr merkwürdig aussehen.
Wo sind Absender und Empfänger auf dem Briefumschlag zu platzieren?
Die richtige Antwort hängt von dem konkreten Briefumschlag und davon ab, ob Sie diesen händisch beschriften oder nicht. Für einen Briefumschlag mit Sichtfenster benötigen Sie ein Anschreiben oder ein zusätzliches Blatt (letzteres ist eher ungünstig) auf dem der Absender, also Ihr Name und Ihre Anschrift, in kleiner Schriftgröße oberhalb des Empfängers stehen. Somit handelt es sich in diesem Fall um das Hochformat.
Wesentlich einfacher ist jedoch das Querformat mit der Öffnung nach rechts. Der Absender befindet sich dann bei händischer Beschriftung im linken oberen Bereich des Briefumschlags, der Empfänger leicht nach rechts geschoben und in Richtung untere Kante. Anders ist dies, wenn der Briefumschlag mit einem Adressaufkleber versehen werden soll. Dann befinden sich Absender und Empfänger auf dem Aufkleber, der dort platziert wird, wo im Normalfall nur der Empfänger zu finden ist. Der Absender muss dann natürlich auch, wie beim Briefumschlag mit Sichtfenster, in kleiner Schrift oberhalb des Empfängers aufgeführt sein.
Dieses Bild zeigt die Hochkant-Variante des Briefumschlags. Diese kommt nur dann zur Anwendung, wenn Sie einen Umschlag mit Sichtfenster verschicken möchten. Achten Sie darauf, dass Absender und Empfänger im Anschreiben richtig platziert sind! Klicken Sie auf das obige Bild oder hier, um zu Vergrößern.
Muss ich mit dem Vermerk „zu Händen“ arbeiten?
Dieser Vermerk bzw. diese Zustellanweisung ist mittlerweile schon etwas antiquiert. Viele Arbeitgeber verzichten somit auf das „zu Händen“, das im Übrigen auch als „z. Hd.“ oder „z. H.“ abgekürzt werden kann. Ob Sie einen solchen Vermerk nutzen müssen, erfahren Sie meistens in der Stellenanzeige. Ist dort der Ansprechpartner samt Adresse zusammen mit entsprechender Zustellanweisung benannt, sollten Sie diese auch auf dem Briefumschlag aufführen.
Ansonsten können Sie bei Bewerbungen wie beispielsweise im öffentlichen Dienst oder bei Rechtsanwaltskanzleien diesen Vermerk nutzen, da er dort noch recht üblich ist. Bitte achten Sie unabhängig davon immer darauf, dass Absender und Empfänger samt Adressen einheitlich geschrieben werden – auf dem Briefumschlag wie im Bewerbungsschreiben. Eine professionelle Bewerbung ist stets auch durch Einheitlichkeit gekennzeichnet.
Wie wird der Briefumschlag richtig frankiert?
Ihren Briefumschlag müssen Sie als Großbrief verschicken. Das bedeutet, dass Ihr Brief maximal 500 Gramm wiegen darf. Kommen Sie darüber, machen Sie ohnehin etwas falsch. Eine Bewerbungsmappe mit allen erforderlichen Unterlagen sollte niemals mehr als 500 Gramm wiegen. Entweder ist dann die Zeugnisanlage viel zu umfangreich und / oder Sie verwenden Papier mit einem zu großen spezifischen Gewicht. Der Briefumschlag für eine Bewerbungsmappe ist zudem ungeeignet, um mehrere noch vorhandene Briefmarken zu nutzen zwecks Erreichung des richtigen Portos von € 1,45.
Am besten ist eine einzige Briefmarke oder ein Label, wie er in den Postfilialen genutzt wird. Im absoluten Notfall kann man noch auf eine zweite Briefmarke setzen, mehr sollten es dann aber wirklich nicht sein. Auf einen Versand per Einschreiben sollte verzichtet werden. Nur zur Info: Bei der E-Mail-Bewerbung ist von der Nutzung der Empfangsbestätigungsfunktion auch abzuraten. Keine Personalabteilung widmet sich täglich dem Bestätigen von eingegangenen Postsendungen oder E-Mails, wenn dies nicht unbedingt erforderlich ist.
Frankieren Sie den Briefumschlag nicht richtig, kann es sein, dass Sie die Bewerbungsfrist verpassen. In Deutschland kostet ein Großbrief € 1,60. Nutzen Sie nach Möglichkeit nur eine einzige Briefmarke und achten Sie darauf, dass Sie diese gerade im oberen rechten Bereich des Umschlags kleben.
Wo muss ich die Briefmarke hinkleben?
Die Briefmarke gehört immer in den rechten oberen Bereich des Briefumschlags. Achten Sie bitte darauf, dass diese gerade und fest verklebt wird. Dies gilt auch für einen Briefumschlag mit Sichtfenster, jedoch im Hochformat.
Was muss ich sonst noch bezüglich des Briefumschlags beachten?
Am besten beschriften Sie den Briefumschlag zu Hause und verschließen diesen auch dort. So haben Sie vor Ort in einer Postfiliale keinen unnötigen Stress, wenn in etwa die bereitgestellten Kugelschreiber nicht mehr richtig schreiben. Zudem ist es natürlich optisch schöner, auf einen Füller zurückzugreifen. Auch, wenn Sie keinen Einfluss mehr auf Ihre Sendung haben, nachdem Sie diese bei der Post abgegeben oder in den Briefkasten geworfen haben, sollten Sie darauf achten, dass es nicht schon vorher zu Knicken, Eselsohren, Rissen oder verschmierter Schrift kommt.
Gerade wenn mit Regen zu rechnen ist, sollten Sie den Briefumschlag mit Ihrer Bewerbungsmappe auf dem Weg zur nächsten Post oder dem nahe gelegenen Briefkasten lieber in einer wasserfesten Tasche oder Tüte transportieren. Besonders unschön sind eingeweichte Mappen mit Bewerbungsunterlagen, die sich vielleicht sogar schon wellen, nachdem sie wieder getrocknet sind.
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Der Briefumschlag für die Bewerbung im Fazit.
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Bedenken Sie, dass die Post nicht immer pünktlich ist. Bei vielen Stellenanzeigen sind fixe Bewerbungsfristen zu beachten. Bringen Sie Ihren Brief daher rechtzeitig zum Briefkasten bzw. in die nächste Postfiliale.
Auch wenn die Onlinebewerbung die Bewerbungsmappe größtenteils abgelöst hat, gibt es noch immer Situationen, in denen diese Form der Bewerbung genutzt wird. Dazu ist in aller Regel, sofern keine persönliche Abgabe abgesprochen ist, ein Versand per Post in einem geeigneten Briefumschlag erforderlich. Dieser sollte das DIN B4-Format erfüllen, damit die Bewerbungsmappe ohne Probleme hineinpasst. Das Porto liegt dann bei € 1,60, das am besten mit einer einzigen Briefmarke oder Label abgegolten wird, da Ihre Unterlagen niemals schwerer werden dürfen.
Kommen Sie mit einem Porto von € 1,60 für einen Großbrief nicht aus, haben Sie den Umfang Ihrer Bewerbungsunterlagen falsch gewählt. Neben den formalen Regeln ist es vor allem der Inhalt, der den Erfolg Ihrer Bewerbung mitbestimmt. Mit einem individuell formulierten Anschreiben und einem stichhaltigen Lebenslauf mit tabellarischem sowie antichronologischen Aufbau liegen Sie richtig. Achten Sie darauf, dass Sie eine Passgenauigkeit zwischen Ihrem Profil, der vakanten Stelle und dem Arbeitgeber herstellen.
Dieser Artikel wurde am 15.01.2022 aktualisiert.
Till Tauber ist seit 2013 als freiberuflicher Bewerbungsschreiber tätig und greift hierzu auf sein Wissen als Diplom-Ingenieur mit zusätzlichem MBA-Abschluss zurück. In dieser Zeit hat er mehr als 3.500 Bewerbungen im Kundenauftrag geschrieben – und weiß, worauf es beim Anschreiben sowie beim Lebenslauf ankommt. Auf TT Bewerbungsservice schreibt er zu aktuellen Themen rund um die Bewerbung.
