Hausverwalter werden: Voraussetzungen für einen abwechslungsreichen Beruf im Immobiliensektor!
„Der Beruf des Hausverwalters geht nicht nur mit einem attraktiven Gehalt einher, sondern bietet ebenso viel Abwechslung und spannenden Aufgaben im Alltag.“
In diesem Text dreht sich alles darum, wie man Hausverwalter wird. Sie finden zahlreiche Tipps und Hinweise, um eine solide Grundlage für eine Selbstständigkeit im Immobiliensektor zu schaffen.
Bei vielen jungen Menschen, die sich mit ihren eigenen beruflichen Wünschen auseinandersetzen, steht der Beruf des Hausverwalters hoch im Kurs. Ohnehin erlebt die Immobilienbranche nicht nur den aktuellen Bauboom, der unter anderem von historisch günstigen Krediten ausgelöst wurde, sondern ebenfalls viel Dynamik hinsichtlich des Arbeitsmarktes. Immobilienkaufleute sind gefragt und betätigen sich unter andere als Vermittler, oder eben auch im Bereich der Hausverwaltung. Mehrere Millionen Wohnungen existieren in Deutschland und es gehen immer wieder einige WEG-Hausverwalter in Rente, sodass es durch die Wohnungseigentümergemeinschaften kontinuierlichen Bedarf an WEG-Verwaltern gibt. Ebenso bietet sich die Hausverwaltung an, um nach mehreren Jahren der Berufspraxis den Schritt in die Selbstständigkeit zu wagen und eine eigene Hausverwaltung zu gründen. Dabei ist der Beruf des Hausverwalters gleichermaßen für erfahrene Quereinsteiger geeignet wie die Immobilienvermittlung. In diesem Artikel geben wir Ihnen die besten Tipps, wie Sie Hausverwalter werden, die von wichtigen Hintergrundinformationen begleitet werden. Nutzen Sie dieses Wissen für Ihre eigene Karriere in der Verwaltung von WEG-Eigentum – ob in einem Angestelltenverhältnis oder in der Selbstständigkeit!
Inhaltsverzeichnis
Voraussetzungen, um eine eigene Hausverwaltung zu gründen: Die gesetzlichen Anforderungen sind leicht zu erfüllen!
„Wer darf eigentlich Verwalter werden? Nach wie vor ist ein Sachkundenachweis nicht erforderlich, um selbstständiger Hausverwalter zu werden oder um in einer Hausverwaltung als Quereinsteiger zu arbeiten. Es gibt lediglich die Pflicht zur Weiterbildung und ein paar Formalitäten im Rahmen der Gewerbeordnung. Für die tagtägliche Verwaltungspraxis müssen Sie aber dennoch über ein Mindestmaß an Fachwissen verfügen, ansonsten haben Sie wirklich sehr wenig Freude und Erfolg im Beruf des WEG-Verwalters!“
Es gibt natürlich einige einschlägige Berufe, die dafür prädestiniert sind, im Bereich der Hausverwaltung tätig zu sein. In der Regel reicht eine Ausbildung mit Immobilienbezug aus, aber auch ein kaufmännisches Studium kann genau der richtige Weg sein, um wichtiges Wissen in der Immobilienverwaltung aufzubauen.
Übersicht – Berufe und Weiterbildungen in Vorbereitung auf eine Tätigkeit als Hausverwalter
Aktuell ist der Immobilienmarkt überaus interessant, um eine eigene Hausverwaltung zu gründen. Millionen von Wohneinheiten wollen verwaltet werden und es kommen immer neue dazu, während ältere WEG-Verwalter auf den Ruhestand zusteuern. Es müssen auch nicht immer die beliebten Großstädte wie München, Berlin oder Hamburg sein, um ein lukratives Geschäft zu gründen.
- Fachhochschulstudium oder Ausbildung an einer Berufsakademie (z. B. Betriebswirtschaftslehre mit Schwerpunkt Immobilienwirtschaft)
- Ausbildung zum Immobilienassistent oder zum Immobilienkaufmann
- Ausbildung zum Kaufmann für Grundstücksrecht- und Wohnungswirtschaft
- Weiterbildung zum Immobilienfachwirt oder zum geprüften Immobilienverwalter
Gesetzliche Voraussetzungen, um Hausverwalter zu werden (Zulassungspflicht)
Quereinsteiger in den Beruf des Hausverwalters dürfte es freuen, dass noch immer kein Sachkundenachweis gefordert ist. Seit dem 1. August 2018 sind die Anforderungen zwar gestiegen, aber für den durchschnittlichen Gründer ohne Weiteres zu bestehen. Dabei darf man jedoch nicht vergessen, dass in der Praxis ausreichend Fachkenntnisse vorhanden sein müssen, um als Hausverwalter seine Aufgaben erfüllen zu können. Eine Selbstständigkeit nach dem Motto „Gewerbeschein – Wiso Hausverwalter kaufen – viel Geld verdienen“ wird vermutlich nicht funktionieren.
- Eine Erlaubnis nach § 34 c der Gewerbeordnung ist die Grundlage, um als Hausverwalter arbeiten zu dürfen.
- Man muss die eigene Zuverlässigkeit nachweisen, ebenso wie geordnete Vermögensverhältnisse und den Abschluss einer Berufshaftpflichtversicherung.
- Auf Dauer muss man als Hausverwalter nach der Zulassung nachweisen, dass man an 20 Stunden Weiterbildung in drei Jahren teilgenommen hat und dass gleichzeitig eine angemessene Anzahl an vertretungsberechtigten Personen dieser Weiterbildungspflicht ebenfalls nachgekommen ist.
„Die Gewerbeordnung gestattet also auch den Quereinstieg in die Immobilienverwaltung. Ein Quereinsteiger muss in diesem Zusammenhang nicht unbedingt per se ein schlechter Verwalter sein. Mit der notwendigen und wichtigen Praxiserfahrung schafft man es auch ohne eine entsprechende Ausbildung, eine hervorragende Verwaltung der betreuten Objekte sicherzustellen, wenn die Motivation stimmt.“
Ohne ein schlüssiges Konzept und mit wenig Kenntnissen hinsichtlich des Wohnungseigentumsgesetzes und dessen Realisierung in der Verwaltungspraxis, gleicht das Gründen einer Hausverwaltung einem Glücksspiel. Einschlägige berufliche Vorerfahung ist ein Muss, wenn Sie sich als Hausverwalter selbstständig machen möchten. Auch eine entsprechende Ausbildung oder ein passendes Studium sind mehr als empfehlenswert. Dennoch kann ein Verwalter, der als Quereinsteiger zu diesem Beruf gefunden hat, überaus erfolgreich und deutlich besser sein als Konkurrenten mit einer Ausbildung aus dem Immobiliensektor. Die Hausverwaltung fordert schließlich die verschiedensten Kompetenzen, die nicht nur mit dem WEG zusammenhängen.
Die obigen Voraussetzungen für eine Tätigkeit in der Hausverwaltung bedeuten also, dass ebenfalls Personen ohne eine entsprechende Ausbildung in diesem Bereich arbeiten dürfen. Die Hürden sind auch nach der Gesetzesänderung zum 1. August 2018 sehr gering, sodass der Beruf des Hausverwalters bei Quereinsteigern noch immer sehr beliebt ist. In Deutschland findet man mitunter viele Immobilienmakler und WEG-Verwalter, die Quereinsteiger sind. Ein Quereinsteiger muss als Hausverwalter nicht schlechter sein als eine Person mit einer klassischen Ausbildung in einem Immobilienberuf. Dies liegt unter anderem daran, dass man sich die wichtigsten Kenntnisse hinsichtlich des Wohnungseigentumsgesetzes aneignen kann und dass darüber hinaus Kompetenzen gefragt sind, die man nicht zwingend im Rahmen einer Berufsausbildung lernt. Dazu gehören insbesondere Kommunikationsfertigkeiten und eine hohe Belastbarkeit, wenn eine Eigentümerversammlung nach der nächsten auf dem Terminkalender steht und man gleichzeitig von zahlreichen Wohnungseigentümern mit unsachlichen wie sinnfreien Anfragen behelligt wird. Durchhaltevermögen und Stressresistenz sind also Merkmale, die man als Hausverwalter unbedingt mitbringen muss. Gute kaufmännische Kompetenzen und eine saubere Arbeit in der Buchhaltung reichen da allein nicht aus. Es gibt sogar Wohnungseigentümergemeinschaften, die auf eine professionelle Hausverwaltung verzichten und einen Miteigentümer mit diesem Amt betraut haben.
Die Aufgaben einer Hausverwaltung im Überblick!
„In der Funktion eines bestellten Hausverwalters ist es Ihre Kernaufgabe, im Interesse der gesamten Wohnungseigentümergemeinschaft zu handeln und diese nach außen sowie gegenüber einzelnen Miteigentümern zu vertreten.“
Wer sich für Immobilien und deren Bewirtschaftung interessiert, wird vermutlich viel Zufriedenheit im Beruf des Hausverwalters finden. Das Berufsbild ist sehr vielfältig und man arbeitet nicht nur vom Büro aus, sondern ist auch zu Begehungen und Abnahmen vor Ort an den zu betreuenden Objekten. Die konkreten Aufgaben eines WEG-Hausverwalters sind im Wohnungseigentumsgesetzes geregelt und gehen mit viel Verantwortung einher. Nicht wenige Verwalter betreuuen Objekte im Wert von mehreren Millionen Euro.
Maßgeblich für das Aufgabenspektrum eines WEG-Verwalters ist das Wohnungseigentumsgesetz (WEG). Dieses gibt vor, welche Aufgaben und Befugnisse dem Verwalter zugeordnet sind und wie eine ordnungsgemäße Verwaltung auszusehen hat. Hieraus lassen sich dann die einzelnen Tätigkeiten ableiten, die Sie in Ihrer Selbstständigkeit als Hausverwalter erledigen müssen. Dazu gehören unter anderem die Punkte aus der nachfolgenden Liste.
Wesentliche Aufgaben – WEG-Verwalter
- Einberufung von Eigentümerversammlungen und deren Leitung.
- Umsetzung von Beschlüssen und das Führen der Beschlusssammlung in Ergänzung zur Erstellung der Protokolle von Eigentümerversammlungen.
- Erledigung der Finanzen für und im Auftrag der Wohnungseigentümergemeinschaft (z. B. Einrichten von WEG-Eigenkonten, Veranlassen von Überweisungen und Abbuchungen).
- Planung und Beauftragung von Maßnahmen zur Instandhaltung und Instandsetzung des Gemeinschaftseigentums (nach entsprechendem Beschluss oder dringende Reparaturen zum Erhalt der Bausubstanz).
- Erledigung der gesamten schriftlichen Korrespondenz für die Wohnungseigentümergemeinschaft.
Ordnungsgemäße Verwaltung (§ 21 WEG „Verwaltung durch die Wohnungseigentümer“)
Wie der Name schon sagt: Als Hausverwalter müssen Ihnen administrative Tätigkeiten liegen. Einen Großteil Ihrer täglichen Arbeit machen Abstimmungstätigkeiten aus. Ausgeprägte Kompetenzen in der Kommunikation sind essenziell für eine erfolgreiche Berufsausübung in der Hausverwaltung. Auch sollten Sie eine Arbeitsweise haben, die sich durch Genauigkeit und Sorgfalt auszeichnet. Dies bedeutet nicht, dass es einem Hausverwalter an Flexibilität mangeln darf.
- Aufstellung einer Hausordnung für die Immobilie/n der Wohnungseigentümergemeinschaft.
- Ordnungsgemäße Instandhaltung und Instandsetzung des Gemeinschaftseigentums.
- Abschluss von Versicherungen für die Wohnungseigentümergemeinschaft (Feuerversicherung, Haus- und Grundbesitzerhaftpflicht).
- Ansammlung einer Instandhaltungsrücklage in angemessenem Umfang.
- Erstellung eines Wirtschaftsplans für jedes neue Wirtschaftsjahr.
- Gewährleistung der Einrichtung von TV-, Telefon- und Radio-Anschlüssen durch einzelne Wohnungseigentümer bzw. Miteigentümer der Wohnungseigentümergemeinschaft.
Wenn Sie Hausverwalter werden möchten, müssen Sie also vielfältige Kompetenzen in den Bereichen Technik, Verwaltung, Finanzen, Recht aber auch in Bezug auf die zwischenmenschliche Kommunikation mitbringen. Wenn Sie sich dies – ggf. auch in Kooperation mit einem Geschäftspartner oder mit entsprechend kompetenten Mitarbeitern – zutrauen, ist es an der Zeit, Ihr Vorhaben für eine Karriere im Immobiliensektor anzugehen!
Tipps für eine erfolgreiche Bewerbung im Bereich der Hausverwaltung oder der Immobilienvermittlung!
„Auch in der Immobilienbranche erwarten die Arbeitgeber fehlerfreie Bewerbungen mit hoher Aussagekraft. Die Frage „Warum möchten Sie in der Hausverwaltung arbeiten?“ müssen Sie mit vor allem mit Ihrem Anschreiben schlüssig beantworten. Dies betrifft sowohl die Bewerbung für eine Angestelltenstelle wie auch die Bewerbung für eine Ausbildung mit Bezug zu Immobilien!“
Um Erfahrung in der Hausverwaltung zu sammeln, führt kaum ein Weg an einer Bewerbung vorbei. Mit dieser müssen Sie die Verwaltung Ihrer Wahl von Ihren Kompetenzen und Fähigkeiten überzeugen. Wir geben Ihnen die besten Tipps für Ihre Bewerbungsunterlagen
Um den Einstieg in die Welt der Hausverwaltung zu tätigen, sollten Sie sich also im Fazit für eine entsprechende Ausbildung bewerben oder eine relevante Position bei einer bereits bestehenden Hausverwaltung anstreben. Nur so haben Sie eine effektive Möglichkeit, jene Praxiserfahrung zu sammeln, welche die Grundvoraussetzung für die spätere Gründung einer eigenen Hausverwaltung darstellt. Und das kann in der Praxis völlig anders aussehen als auf dem Papier! Ganz gleich, ob Sie sich für eine Ausbildung oder für eine vakante Position als Angestellter im Immobiliensektor bewerben, Ihre Unterlagen müssen den Geschäftsführer oder den zuständigen Personalbearbeiter überzeugen und direkt einen positiven Ersteindruck hinterlassen. Dies geht nur mit einwandfreien Dokumenten, welche die Ansprüche an eine professionelle Bewerbung vollumfänglich erfüllen. Auch in Bezug auf die Onlinebewerbung sind diese Maßstäbe einzuhalten, um überhaupt eine Chance für die Einladung zum Vorstellungsgespräch zu erhalten. Gute Kenntnisse der bekannten Office-Programme sind dabei Bedingung. Anbei die wichtigsten Tipps für eine rundum gelungene Bewerbung.
„Es versteht sich von selbst, dass eine Bewerbung für eine Stelle in der Immobilienwirtschaft keine Schreibfehler enthalten sollte. Gerade im Bereich der Hausverwaltung gehören die schriftliche Korrespondenz und die Erstellung fehlerfreier Dokumente, darunter von Wirtschaftsplänen oder Jahresabrechnungen, zu den Kernaufgaben.“
10 Tipps für eine stichhaltigen Lebenslauf
Mit dem Lebenslauf müssen Sie alle wesentlichen Fakten zu Ihrer Person auf den Punkt bringen. Präsentieren Sie sich mit einem ansprechenden und lückenlosen Profil, das zu einer Tätigkeit in der Immobilienbranche passt.
„Beim tabellarischen Lebenslauf gilt es, wichtige Informationen zu Ihrer Person auf den Punkt zu bringen. Ein übersichtlicher Aufbau und kurze, knappe Angaben sind dabei Pflicht.“
- Bauen Sie Ihren Lebenslauf immer tabellarisch und antichronologisch auf.
- Nutzen Sie nicht mehr als zwei DIN A4-Seiten, bei einer Bewerbung für eine Ausbildung reicht auch oftmals nur eine Seite vom Umfang her aus, um alle relevanten Informationen darzustellen.
- Geben Sie alle Zeiten im Lebenslauf auf den Monat genau an.
- Lassen Sie keine zeitlichen Lücken im Lebenslauf entstehen.
- Verwenden Sie ausschließlich die offiziellen und korrekten Bezeichnungen für frühere Arbeitgeber oder Firmen bzw. Organisationen, bei denen Sie bereits ein Praktikum absolviert haben oder Berufspraxis erlangten.
- Beschreiben Sie Ihre Praxiserfahrung in Stichpunkten, um einen genauen Eindruck von den entsprechenden Tätigkeiten zu vermitteln.
- Konzentrieren Sie sich auf Ihre Fähigkeiten und Kenntnisse, nicht jedoch auf mögliche negative Aspekte Ihres bisherigen Werdegangs.
- Trennen Sie konsequent zwischen wichtigen und weniger bedeutsamen Informationen und nutzen Sie den Platz für den Lebenslauf ausschließlich, um relevante Angaben zu machen. So müssen Sie zum Beispiel nicht mehr die Grundschule aufführen, wenn Sie sich nach mehreren Jahren Berufserfahrung bewerben.
- Nutzen Sie für die äußere Form ein schlichtes Design und Layout, das zu den anderen Bewerbungsunterlagen passt.
- Schließen Sie Ihren Lebenslauf mit Ort, Datum sowie Ihrer (eingescannten) Unterschrift und Namen ab.
10 Tipps für ein aussagekräftiges Bewerbungsschreibens
Ein roter Faden muss erkennbar werden! Das Anschreiben gilt als das schwierigste Dokument einer jeden Bewerbung. Sie müssen eine Seite mit einem Inhalt füllen, der sowohl individuell ist, als auch bestimmte Formalitäten einhält. Auf unserer Website finden Sie zahlreiche Tipps und Hilfen, um ein ansprechendes Anschreiben selbst zu verfassen. Wahlweise können Sie dieses Dokument natürlich auch schreiben lassen.
„Mit einem guten Bewerbungsschreiben vermitteln Sie Ihre Fähigkeiten sowie Motivation und schaffen eine Passgenauigkeit für eine Tätigkeit beim gewünschten Immobilienunternehmen.“
- Richten Sie sich beim formalen Aufbau Ihres Anschreibens an der Struktur und den Elementen eines üblichen Geschäftsbriefes aus.
- Schreiben Sie niemals mehr als eine Seite – ein längeres Bewerbungsschreiben führt in der Regel zum sofortigen Bewerbungs-Aus.
- Informieren Sie sich vorab über die Hausverwaltung bzw. das Immobilienunternehmen und stellen Sie über den Inhalt Ihres Anschreibens eine Passgenauigkeit her.
- Adressieren Sie Ihr Bewerbungsschreiben unbedingt an die zuständige Person beim Immobilienunternehmen oder bei kleineren Firmen, ohne eigenen Personaler, an den Geschäftsführer.
- Der Hauttext Ihres Anschreibens sollte aus mehreren Absätzen bestehen, die inhaltlich aufeinander aufbauen und einen „roten Faden“ erzeugen.
- Gehen Sie im Text Ihres Bewerbungsschreibens auf Ihre Motivation für eine Tätigkeit im Bereich der Hausverwaltung ein und erläutern Sie, warum Ihre Kompetenzen und Kenntnisse Sie dazu befähigen.
- Bleiben Sie bitte bei der Wahrheit und lassen Sie niemals Widersprüche zu Ihrem Lebenslauf und / oder zu den Dokumenten aus der Zeugnisanlage aufkommen.
- Ihr Wunsch, in der Immobilienbranche Fuß zu fassen, sollten Sie im Anschreiben niemals so darstellen, dass Sie keine andere Alternative haben.
- Versuchen Sie Ihre Aussagen mit konkreten Beispielen zu untermauern.
- Geben Sie einen frühestmöglichen Eintrittstermin und / oder Ihren Gehaltswunsch an, wenn die Stellenausschreibung dies fordert und vergessen Sie nicht, Ihr Bewerbungsschreiben mit Ihrer eingescannten Unterschrift zu versehen.
5 Tipps für ein gelungenes Deckblatt
Das Deckblatt ist vor allem in Bezug auf die Bewerbungsmappe wichtig. Doch auch für eine Onlinebewerbung kann sich die Erstellung eines ansprechenden Deckblatts lohnen. Dies ist dann der Fall, wenn Sie Ihre Bewerbungsunterlagen in Form einer einzigen PDF-Datei per E-Mail versenden.
„Mit einem ansprechendem Deckblatt und einem professionellen Bewerbungsfoto können Sie direkt einen positiven Ersteindruck erzeugen. Nutzen Sie unbedingt diese Chance für Ihre Bewerbung!“
- Nutzen Sie für die Immobilienbranche ein eher konservatives Design für Ihr Deckblatt.
- Verwenden Sie ein hochwertiges Bewerbungsfoto und nutzen Sie am besten einen Schatten, um das Bild voll zur Geltung zu bringen.
- Bauen Sie Ihr Deckblatt möglichst schlicht auf und fügen Sie alle relevanten Daten ein: Name, Anschrift, Bezeichnung der vakanten Stelle, Adresse des Arbeitgebers und Anlagen.
- Vergessen Sie nicht die Referenz-Nummer oder Stellen-ID, wenn eine solche in der Stellenanzeige angegeben wird. Gleiches gilt für den Ansprechpartner, sofern die Stellenanzeige, diese Information bereithält.
- Integrieren Sie unbedingt Ihre Kontaktdaten im Deckblatt.
4 Tipps für eine korrekte Zeugnisanlage
In der Regel gehört zu einer jeden Bewerbung eine Anlage mit allen wichtigen Nachweisen. Dazu gehören insbesondere die letzten Arbeitszeugnisse bzw. auch das Zwischenzeugnis, sofern vorhanden. Nur, wenn Sie sich per Initiativbewerbung einer Immobilienverwaltung vorstellen möchten, können Sie zunächst auf die Anlagen verzichten. Es handelt sich dann um eine sogenannte „Kurzbewerbung“.
„Bei der Zeugnisanlage kommt es auf eine sinnvolle Auswahl an Dokumenten und auf die richtige Reihenfolge an.“
- Stellen Sie Ihren Zeugnissen und Nachweise ein Deckblatt voran, das zum Layout der gesamten Bewerbung passt und eine Übersicht bzw. ein kleines Inhaltsverzeichnis enthält.
- Halten Sie die korrekte Reihenfolge ein: Aktuelles Zwischenzeugnis, Arbeitszeugnisse, Ausbildungs- bzw. Studiennachweise, sonstige Zertifikate und Urkunden. Bitte nicht alles durcheinander.
- Scannen Sie Ihre Unterlagen gerade und in einer angemessenen Qualität ein.
- Nehmen Sie nur solche Dokumente in die Zeugnisanlage auf, die eine Relevanz für Ihre Bewerbung im Immobiliensektor entwickeln. Nicht jedes Zertifikat stellt einen Mehrwert im Kontext der Bewerbung dar. 20-seitige Zeugnisanlagen mit Weiterbildungsnachweisen von 1986 sind nur in den seltensten Fällen empfehlenswert.
6 Tipps für eine professionelle Onlinebewerbung
„
Üblicherweise bewirbt man sich heutzutage nur noch online. Die Bewerbungsmappe kommt kaum mehr zum Einsatz, sodass Sie sich mit der Generierung geeigneter PDF-Dateien und mit der Formulierung passender E-Mail-Texte auseinandersetzen müssen. Auch hier zählen Sorgfalt und Genauigkeit!
Im Rahmen der Onlinebewerbung gibt es zusätzliche Fettnäpfchen, in die Sie nicht hineintreten sollten. Auch online werden Sorgfalt und Genauigkeit im Bewerbungskontext erwartet!“
- Gehen Sie genauso sorgfältig vor wie bei einer Bewerbung per Mappe.
- Verwenden Sie eine seriös klingende E-Mail-Adresse bei einem der bekannten Provider.
- Kopieren Sie nicht Ihr Anschreiben in die E-Mail, sondern fügen Sie Ihre Bewerbungsunterlagen als PDF-Datei der E-Mail-Anlage bei.
- Nutzen Sie die Betreffzeile aus dem Bewerbungsschreiben als Betreffzeile für Ihre E-Mail.
- Versenden Sie Ihre Bewerbungsunterlagen ausschließlich im PDF-Format und achten Sie dabei auf einen guten Kompromiss zwischen Dateigröße und Grafikqualität, um die häufig vorkommenden Dateigrößenbeschränkungen der Arbeitgeber einzuhalten. Auch wenn es kein Größenlimit gibt: Eine Zeugnisanlage von dreimal je 20 MB wirkt nicht gut.
- Machen Sie auf keinen Fall Gebrauch von der Empfangsbestätigungsfunktion, da dies beim Arbeitgeber zu übergriffig wirken könnte.
Sich als Hausverwalter selbstständig machen: Ein großer Schritt in die 100 %-ige Eigenverantwortlichkeit!
Wenn Sie eine Hausverwaltung gründen, könnte man gewissermaßen von einem StartUp sprechen, auch wenn der Begriff oft ein wenig aufgebauscht klingt. Sie beginnen mit der eigenen Selbstständigkeit, was einem großen Schritt gleichkommt. Je besser Sie sich vorbereiten, umso mehr haben Sie in der Hand, um potenziellen Unsicherheitsfaktoren zu begegnen. Nutzen Sie unsere Tipps, wenn Sie planen, sich als Hausverwalter selbstständig zu machen!
Nachdem Sie nun mit den rein formalen und fachlichen Voraussetzungen, um sich als Hausverwalter selbstständig zu machen, vertraut sind, geht es nun um die Gründung einer eigenen Hausverwaltung und was man dabei beachten sollte, um den angestrebten Erfolg zu erreichen.
„Die Selbstständigkeit ist immer ein Stück weit mit dem Gefühl von Freiheit verbunden. Damit Sie mit Ihrer Hausverwaltung glücklich und erfolgreich werden, muss diese nach ein paar Jahren wirtschaftlich arbeiten – und vor allem muss das Verhältnis von Arbeit zu Einkommen passen!“
Jede Form der Selbstständigkeit stellt gewissermaßen einen Schritt in die Unsicherheit dar, denn man verabschiedet sich von einem Arbeitgeber und ist vollumfänglich für sich selbst zuständig. Dies bezieht sich nicht nur auf die Arbeitsorganisation, sondern ebenfalls auf steuerliche Angelegenheiten und auf das Gehalt, welches man sich selbst zugesteht. Von der Marktpositionierung über das Dienstleistungsportfolio bis hin zum Kundenservice: Alles liegt in Ihrer Hand. Dies kann Freiheit bedeuten, muss es aber nicht! Wer bis spät abends und jeden freien Tag ohne Urlaub arbeitet und dabei noch nicht einmal ein üppiges Einkommen aufzuweisen hat, wird sich auf Dauer durch die Selbstständigkeit eingeengt und gesundheitlich beeinträchtigt fühlen.
„Vor der eigentlichen Gründung einer Hausverwaltung müssen Sie ein strategisches Konzept sowie einen Businessplan entwickeln. Die Vorarbeiten können durchaus mehrere Monate dauern, bevor Sie erstmals zum Verwalter einer Wohnungseigentümergemeinschaft bestellt werden und somit monatliche Einkünfte erzielen.“
Als angehender Hausverwalter müssen Sie eine Unternehmensstrategie entwickeln, mit der Sie Ihr Geschäft voranbringen. Wie wollen Sie Ihre Kunden – also Wohnungseigentümergemeinschaften – akquirieren und zu welchem Preis sind Sie bereit, sich als Verwalter bestellen zu lassen? Daneben sind viele Einzelheiten zu klären, bevor es mit der Selbstständigkeit so richtig los geht. Diese Arbeit wird zwar nicht unmittelbar vergütet, aber mit einem guten Konzept können Sie die Wirtschaftlichkeit auf Jahre absichern.
Der Immobiliensektor bietet viele Möglichkeiten, sich selbstständig zu machen, doch bedeutet dies natürlich auch, dass es in vielerlei Regionen ein hohes Maß an Konkurrenz gibt. Gerade, wenn Sie eine Hausverwaltung gründen möchten, müssen Sie also
ein stimmiges Konzept entwickeln, mit dem Sie sich gegen andere WEG-Verwalter durchsetzen und die für Sie angestrebte Anzahl an Wohneinheiten angeworben bekommen. Gleichzeitig müssen Sie natürlich auch einen Businessplan aufstellen und einen Zeitpunkt definieren, ab wann Sie mit Ihrer Hausverwaltung wirtschaftlich arbeiten. Gehen wir nun in die Details einer Selbstständigkeit als Immobilien- bzw. WEG-Verwalter!
So klappt die erfolgreiche Gründung einer eigenen Hausverwaltung!
„Eine eigene Hausverwaltung zu gründen, will gut überlegt sein. Es geht um Ihr Geld und um Ihre Zeit. Beides, ohne realistische Aussicht auf den Erfolg zu verlieren, kommt in vielen Situationen einer Katastrophe gleich. Wer es mit der Selbstständigkeit richtig anstellt, kann auf Dauer viel Berufszufriedenheit erfahren und ein beachtenswertes Auskommen erreichen.“
Eine wichtige Frage lautet: Wie groß möchten Sie mit Ihrer Hausverwaltung werden? Ihre persönlichen Ziele und Einkommenswünsche bestimmen ganz wesentlich, wenn Sie Ihre Strategie formulieren. Ein zu schnelles Wachstum kann beispielsweise geradezu in die Katastrophe führen, wenn Sie Ihre Pflichten nicht mehr wahrnehmen können und sich mit zu vielen WEGs übernehmen. Bauen Sie Ihren Kundenstamm zu langsam auf, können Sie in existenzgefährdende Liquiditätsengpässe kommen.
Um als Hausverwalter auf dem Markt bestehen zu können und den gewünschten Umsatz bzw. das anvisierte eigene Gehalt auf Dauer zu erzielen, müssen Sie wichtige Voraussetzungen erfüllen, die selbstverständlich weit über die gesetzlichen Vorgaben hinausgehen. Die Mischung aus organisatorischen, rechtlichen, kaufmännischen und technischen sowie kommunikativen Aufgaben in der Hausverwaltung erfordert im Vorfeld eine sorgfältige Planung und die Etablierung effizienter Prozesse. Anbei eine Übersicht mit den Grundlagen für eine erfolgreiche Selbstständigkeit im Kontext der WEG-Verwaltung.
Voraussetzungen für den Erfolg als selbstständiger Hausverwalter
- Genügend zeitliche Ressourcen, um die Gründungsphase sowie den Alltag in der Selbstständigkeit zu meistern. Bedenken Sie mögliche Auswirkungen auf Ihre Familie, Partnerschaft, Hobbys, Wochenenden.
- Ein erprobter Umgang mit Frust und ein hohes Maß an Belastbarkeit.
- Ausreichend Kapital oder Kreditwürdigkeit, um alle Ausgaben zu stemmen (Anschaffungskosten Büroausstattung, Büromiete, Personalkosten, Versicherungen, Nebenkosten, Fahrtkosten usw.) und um die ersten Monate bzw. Jahre wirtschaftlich zu überstehen.
- Individuelle Strategie samt Businessplan.
- Eigenes Netzwerk an Dienstleistern.
Als Selbstständiger sind Sie immer mit einem Spannungsfeld von Qualität, Kosten und Effizienz konfrontiert. Wie viel Kosten ist Ihnen die Qualität wert ? Und wie stellen Sie diese auf möglichst effiziente Weise sicher? Als Hausverwalter in der Selbstständigkeit gilt stets die Formel „Zeit = Geld“. Niemand kann Ihnen solche Entscheidungen abnehmen, höchstens dabei beraten und Ihnen Hilfestellungen geben.
Besonders wichtig ist in diesem Zusammenhang, dass Sie eine belastbare und anpassbare Strategie entwickeln, mit der sich Ihre Wachstumsphase optimal ausgestalten lässt und mit der dann zu einem späteren Zeitpunkt ein bestehender Kundenstamm den erforderlichen Umsatz sicherstellt. Dazu sollten Sie sich einige Fragen stellen und passende sowie realistische Antworten finden:
- Wo soll ich mich mit einer Hausverwaltung selbstständig machen?
- Wie sieht der lokale Wohnungsmarkt aus und welche Prognosen gibt es mittel- sowie langfristig?
- Gegen welche Konkurrenz muss ich mich als Hausverwalter durchsetzen und was sollen meine Alleinstellungsmerkmale sein?
- Wie soll die Kundengewinnung von statten gehen und welche Art von Kunden (Größe der WEGs, Kaufkraft der Eigentümer, Alter der Immobilien) möchte ich überhaupt bekommen?
- Kann ich auf ein bestehendes Netzwerk an guten Handwerkern zurückgreifen oder wie kann ich ein solches auf beste Weise aufbauen?
- Wie viel Personal benötigt meine Hausverwaltung, um gut funktionieren zu können?
- Wie soll mein Verwaltervertrag aussehen und wie sieht meine Preisgestaltung aus?
- Welche Art von Umgang soll bei stressigen und schikanierenden Wohnungseigentümer zur Anwendung kommen?
- Wo sind schon jetzt bei den Ausgaben Kostenerhöhungen absehbar?
Als eigener Chef definieren Sie, wann Ihre Hausverwaltung erfolgreich läuft. Bedenken Sie dabei, dass ein Maximum an Geld nicht immer die beste Option ist, wenn Ihr Ruf darunter leidet oder wenn Sie kaum noch Zeit für Ihr Privatleben haben. Auf Dauer kann eine Selbstständigkeit sehr kräftezehrend sein. Es ist überaus ratsam, für ausreichend Ruhepausen zu sorgen, auch wenn der ein oder andere Wohnungsbesitzer ein Anliegen hat. Schließlich finden nicht wenige Eigentümerversammlungen nach Feierabend oder am Wochenende statt.
Die obige Liste stellt nur eine sehr kleine Auswahl an Fragen dar, mit denen Sie sich vor der Gründung Ihres Unternehmens eingehend auseinandersetzen müssen. Darüber hinaus müssen natürlich Einzelheiten hinsichtlich der Gesellschaftsform getroffen werden. Termine bei einem Anwalt, zwecks Erstellung eines rechtlich einwandfreien Musters für Ihren Verwaltervertrag, sind ebenso wichtig wie die Beratung durch einen guten Steuerberater. Gerade die Steuer hat schon unzähligen Hausverwaltungen in finanzieller Hinsicht das Genick gebrochen und die Selbstständigkeit scheitern lassen. In diesem Zusammenhang ist es auch sinnvoll, mehrere Pläne zu haben, wenn der erste nicht klappt. Alle Vorbereitungen, um sich im Immobiliensektor zu etablieren, basieren auf Annahmen und Prognosen, wobei die Wirklichkeit sich dann oftmals als wesentlich komplexer und andersartig herausstellt. Seien Sie jederzeit auf Änderungen und neue Situationen gefasst. Mit der notwendigen Umsicht ist es jedoch möglich, mit Erfolg eine Hausverwaltung zu gründen, mit der Sie Ihre Existenz bis zum Eintritt in das Rentenalter absichern können.
Welche Weiterbildungsmaßnahmen sind für die Immobilienbranche sinnvoll?
„Im Rahmen der Weiterbildung kann man Geld sowohl sinnvoll investieren. als auch mehr oder weniger vergeuden. Nur mit dem passenden Kurs oder Seminar erhalten Sie für Ihre Hausverwaltung einen konkreten Mehrwert, der sich auf Dauer bezahlt macht!“
Zu den klassischen Ausgaben einer Hausverwaltung gehört nicht nur die Büroausstattung und die Büromiete, sondern ebenfalls die Kosten für Weiterbildung. Gemäß den Neuregelungen muss man als Hausverwalter ein bestimmtes Pensum an Weiberbildungsmaßnahmen nachweisen – das nicht nicht viele, aber immerhin. Gleiches gilt für Teile des eigenen Personals. Diese Kosten sind nicht zu vernachlässigen, sodass es sich definitiv lohnt, Weiterbildungsmaßnahmen aus dem Immobiliensektor genauer unter die Lupe zu nehmen.
Das Angebot an Weiterbildungen und Fernstudiengängen ist heutzutage größer denn je. Zum einen besteht der Druck, sich ständig fachlich auf dem Laufenden zu halten, zum anderen schreibt die Gewerbeordnung wie oben erwähnt ein bestimmtes Maß an Weiterbildung vor. Dank des Internets können auch viele Angebote per „Distance Learning“ wahrgenommen werden. Bequem von zu Hause oder vom eigenen Büro aus zu lernen, dürfte den meisten Berufstätigen zusagen. Doch das große Angebot im Bereich der Immobilienwirtschaft bedeutet auch, dass es recht schwierig sein kann, sich durch den Dschungel an Kursen und Abschlüssen durchzuarbeiten, um das passende Modell für einen selbst oder für einen Mitarbeiter der eigenen Hausverwaltung zu finden. Anbei ein paar Ideen für eine zielgerichtete Weiterbildung im Immobiliensektor.
- Mietverwaltung sowie WEG-Verwaltung
- Betriebliche Organisation
- Überblicke zum WEG und zur Teilungserklärung
- Grundlagen der Hausgeldabrechnung
- Rechtliche Informationen rund um Dienstleisterverträge, Mieterrecht, usw.
- Kostenverteilung und Eigentümerversammlungen
Die Selbstständigkeit als Hausverwalter im Fazit!
Für die Gründung einer eigenen Hausverwaltung müssen die Rahmenbedingungen stimmen und Sie sollten wissen, welche Arbeit grundsätzlich auf Sie zukommt. Vielseitige Praxiserfahrung in der Hausverwaltung und in betriebswirtschaftlichen Fragestellungen sind das A und O für den Erfolg in der Selbstständigkeit!
Sich selbstständig zu machen und Hausverwalter zu werden, ist mit vielen Risiken verbunden. Das beste Mittel dagegen stellt eine sorgfältige Vorbereitung mit einer wohl durchdachten Unternehmensstrategie dar. Hat man die Gründungsphase erfolgreich überstanden, kann man das Gefühl der Freihet genießen, selbstbestimmt zu arbeiten!
Aufgrund des derzeitigen Booms auf dem Immobilienmarkt – wodurch in Deutschland kontinuierlich neue Wohnungseigentümergemeinschaften entstehen – kann es sich lohnen, eine eigene Hausverwaltung zu gründen. Auch wenn die gesetzlichen Voraussetzungen, um Verwalter zu werden, nach wie vor sehr gering sind und kein Sachkundenachweis erforderlich ist, sollten Sie für eine angestrebte Selbstständigkeit jedoch Erfahrung in der Hausverwaltung und ein gutes Konzept mitbringen. Die entsprechende Unternehmensstrategie zu formulieren, kostet viel Zeit und Sie sollten diese auch gut nutzen, denn vieles muss analysiert und abgewogen werden. Kann sich die eine Hausverwaltung innerhalb kürzester Zeit zu einem sehr erfolgreichen Unternehmen entwickeln, scheitert die andere vielleicht schon nach ein oder zwei Jahren, weil diese bei weitem nicht den notwendigen Umsatz generiert. Dabei sind es manchmal nur wenige kleine Stellschrauben, die über Erfolg und Scheitern bestimmen. Eine gute Marketingstrategie, zusammen mit schlanken Prozessen, ist eine gute Grundlage, um auf dem Markt zu bestehen. Ebenso müssen Sie über ein gutes Netzwerk an Dienstleistern verfügen, denn ohne wird das Verwalten von WEG-Eigentum zu einem dauernden Problem, dass zu viel Ressourcen bindet. Der TT Bewerbungsservice wünscht Ihnen viel Erfolg – ob Sie sich nun zunächst für eine Bewerbung bei einem Immobilienunternehmen oder direkt für die Selbstständigkeit entscheiden!
Till Tauber ist seit 2013 als freiberuflicher Bewerbungsschreiber tätig und greift hierzu auf sein Wissen als Diplom-Ingenieur mit zusätzlichem MBA-Abschluss zurück. In dieser Zeit hat er mehr als 3.500 Bewerbungen im Kundenauftrag geschrieben – und weiß, worauf es beim Anschreiben sowie beim Lebenslauf ankommt. Auf TT Bewerbungsservice schreibt er zu aktuellen Themen rund um die Bewerbung.
