Bewerbung als Sachbearbeiterin: Mit dem Bewerbungsschreiben überzeugen!

„Erfahren Sie in diesem Artikel, worauf es bei der Bewerbung als Sachbearbeiterin ankommt und nutzen Sie die zahlreichen Tipps rund um Anschreiben und Lebenslauf für Ihr persönliches Bewerbungsvorhaben!“

Stellen für Sachbearbeiterinnen sind in vielen Branchen und vor allem im Öffentlichen Dienst nicht wegzudenken. So ist es nicht verwunderlich, dass die Jobsuchmaschinen bei einer Recherche eine große Anzahl an Positionen in der Sachbearbeitung für einen ermitteln. Es ist ohne Frage sehr förderlich, wenn Sie im angestrebten Bereich schon über einschlägige Erfahrung als Sachbearbeiterin verfügen, doch Branchenwechsel sind in diesem Berufsbild durchaus möglich und üblich. Grundlage für die erfolgreiche Bewerbung als Sachbearbeiterin sind dabei immer Bewerbungsunterlagen, die professionellen Maßstäben gerecht werden. Diese erreichen Sie nur mit einem aussagekräftigen Bewerbungsschreiben und mit einem gut strukturierten Lebenslauf. Damit Sie wissen, wie Sie eine erfolgsversprechende Bewerbung als Sachbearbeiterin erstellen, finden Sie eine praxisnahe Anleitung sowie viele Bewerbungstipps in diesem Beitrag!

Die Bewerbung als Sachbearbeiterin erfordert eine sorgfältige Vorbereitung!

Mit dem Beruf einer Sachbearbeiterin sind Sie es gewohnt, strukturiert und organisiert zu arbeiten. Dies sollten Sie auch immer im Hinterkopf behalten, wenn Sie vor einem Bewerbungsvorhaben stehen. Diese Eigenschaften zahlen sich gerade dann aus, wenn es darum geht, einwandfreie Dokumente vorzubereiten und zu einer fertigen Bewerbung umzusetzen. Wenn Sie einen bestimmten Ablaufplan für Ihre Bewerbung in der Sachbearbeitung einhalten, sparen Sie wertvolle Zeit und sichern eine hohe Qualität Ihres Bewerbungsschreibens samt Lebenslauf. Im Folgenden stellen wir Ihnen unsere Methode vor, die sich in der Praxis als sehr wirksam erwiesen hat.

Bewerbungserstellung – Ablaufplan in 8 Schritten

1. Werden Sie sich über die Motivation Ihrer Bewerbungsabsicht klar und machen Sie sich hierzu sowie zu möglichen Stellenprofilen Notizen.
2. Identifizieren Sie Arbeitgeber, bei denen Sie in Zukunft gerne als Sachbearbeiterin tätig sein möchten.
3. Sortieren Sie alle Ihre Zeugnisse, Zertifikate und Dokumente, die einen Nachweis über Ihren Werdegang im Beruf und in der Sachbearbeitung erbringen (z. B. Arbeitszeugnisse, Zwischenzeugnisse, Ausbildungszeugnisse, Weiterbildungszertifikate usw.).
4. Erstellen Sie Ihre Zeugnisanlage schon jetzt – am besten mit einem kleinen Inhaltsverzeichnis.
5. Halten Sie Ihre sortierten Unterlagen bereit und nutzen Sie diese, um Ihren Lebenslauf mit korrekten Angaben zu schreiben.
6. Verfassen Sie jeweils pro Arbeitgeber / Stelle ein individuelles Bewerbungsschreiben unter Zuhilfenahme der Stellenausschreibung und Ihres Lebenslaufes.
7. Stellen Sie Ihre eingescannte Unterschrift frei und fügen diese in Ihr Bewerbungsschreiben sowie – falls ausreichend Platz vorhanden ist – in Ihren Lebenslauf ein.
8. Generieren Sie mit einem geeigneten Programm (z. B. einem kostenlosen PDF-Drucker) PDF-Dateien, die sowohl über eine kleine Dateigröße, als auch über eine gute Grafikqualität verfügen.

„Haben Sie Ihre Bewerbungen verschickt, gilt es, viel Geduld aufzubringen. Als Sachbearbeiterin wissen Sie zu gut, wie lange interne Prozesse tatsächlich dauern können. Dies trifft insbesondere auf die Bearbeitung von Bewerbungen in den Personalabteilungen zu. Verschicken Sie daher am besten mehrere Bewerbungen parallel.“

So sollte Ihre Zeugnisanlage für die Bewerbung als Sachbearbeiterin aussehen!

Die Anlagen einer Bewerbung bilden das dritte Element der üblichen Bewerbungsunterlagen, die im Normalfall aus Bewerbungsschreiben, Lebenslauf und Zeugnisanlage bestehen. Das Deckblatt ist nur dann erforderlich, wenn Sie eine Bewerbungsmappe einreichen, was jedoch bei Stellen als Sachbearbeiterin heutzutage nur noch überaus selten der Fall ist. Ziel der Zeugnisanlage ist, die Aussagen Ihres Anschreibens und die Daten Ihres Lebenslaufes zu belegen. Arbeitgeber wollen sichergehen können, dass Sie nicht angelogen oder mit halbwahren Daten gefüttert werden. Nur, wenn Sie sich initiativ als Sachbearbeiterin bewerben möchten, können Sie zunächst auf die Kurzbewerbung, eine Bewerbung ohne Anlagen, zurückgreifen. Doch auch hier können Sie davon ausgehen, dass man Ihre Zeugnisse und Nachweise sehen möchten – eben nur zu einem späteren Zeitpunkt und nicht zu Beginn des Bewerbungsprozesses. Daher ist es ganz gleichgültig, wie Sie sich bewerben: Sie müssen sich um die Anlagen kümmern!

„Die Anlagen einer Bewerbung bestehen aus einem kurzen und übersichtlichen Inhaltsverzeichnis, gefolgt von Kopien Ihrer Nachweise, die in einer bestimmten Reihenfolge geordnet sein müssen. Achten Sie beim Einscannen auf eine gute Grafikqualität bei möglichst geringer Dateigröße.“

Die korrekte Reihenfolge der Zeugnisanlage

1. Inhaltsverzeichnis (passend zum Gesamtdesign Ihrer Bewerbung)
2. Aktuellstes Arbeitszeugnis oder Zwischenzeugnis
3. Frühere Arbeitszeugnisse
4. Abschlusszeugnis (Berufsausbildung)
5. Sonstige Nachweise (z. B. Weiterbildungsnachweise, Zertifikate, Urkunden, Teilnahmebescheinigungen usw.)

Als Sachbearbeiterin haben Sie in der Regel tagtäglichen Umgang mit den bekannten Officeanwendungen sowie Dateien im PDF-Format. Achten Sie daher darauf, dass Ihre Scans einwandfrei sind – also frei von Eselsohren und gerade. Ihre PDF-Dateien für die Bewerbung sollten sich durch eine gute Grafikqualität – bei gleichzeitig kleiner Dateigröße – auszeichnen. Setzen Sie sich daher am besten vorab schon einmal mit Ihrem Scanner und dessen Einstellmöglichkeiten auseinander, bevor Sie Ihre Zeugnisanlage erstellen.

Daten und Fakten: Ihr Lebenslauf für die Sachbearbeitung!

Beim Lebenslauf geht es, genauso wie in Ihrer Tätigkeit als Sachbearbeiterin, um klare Fakten und Daten. Diese gilt es in einer geeigneten und übersichtlichen Weise darzustellen, sodass ein Leser in der Personalabteilung sofort die für ihn wichtigen Informationen findet. Dazu muss der Lebenslauf einen passenden Umfang sowie eine geeignete Struktur aufweisen und keine wichtigen Informationen rund um Ihre Kompetenzen als Sachbearbeiterin auslassen. Bei der Erstellung Ihres Lebenslaufes können sollten Sie sich an die zuvor ausgewählten Stellenprofile halten, ohne die Begriffe daraus 1:1 im Lebenslauf zu übertragen. Individualität zahlt sich aus und ist wesentlich glaubwürdiger, als wenn Sie zu 100 % die Punkte aus der Anforderungsliste der jeweiligen Stellenanzeige übernehmen. „Copy and Paste“ ist hier nicht gefragt!

„Ihr Lebenslauf für eine Stelle als Sachbearbeiterin sollte einen antichronologischen und tabellarischen Aufbau haben. Zudem dürfen Sie nicht mehr als zwei Seiten verwenden, um alle wichtigen Informationen rund um Ihre Erfahrung in der Sachbearbeitung darzustellen.“

10 Tipps für Ihren Lebenslauf

1. Ihnen stehen maximal 2 DIN A4 – Seiten für den Lebenslauf zur Verfügung.
2. Für nahezu alle Sachbearbeiterstellen ist die antichronologische, tabellarische Form des Lebenslaufes zu wählen.
3. Platzieren Sie Ihr Bewerbungsfoto in der Nähe Ihrer persönlichen Daten im oberen Bereich des Lebenslaufes.
4. Verwenden Sie mehrere Abschnitte, z. B. „Persönliche Daten“, „Berufliches“, „Ausbildung und Weiterbildung“, „Fähigkeiten und Kenntnisse“, „Interessen“.
5. Nutzen Sie den vorhandenen Platz im Lebenslauf, um jede Station Ihres Werdegangs als Sachbearbeiterin mit ein paar Stichpunkten zu erläutern.
6. Geben Sie alle Zeiten im Lebenslauf monatsgenau an (z. B. „05/2014 – 05/2014“).
7. Rechtschreibung, Grammatik und Zeichensetzung sind auch im Lebenslauf typische Fehlerquellen und müssen daher doppelt geprüft werden.
8. Mögliche negative Inhalte (z. B. Zeiten der Erwerbslosigkeit oder Krankheit) sollten nur kurz im Lebenslauf erscheinen und nicht im Fokus stehen.
9. Integrieren Sie im Lebenslauf Ihre Stärken im Bereich der Sachbearbeitung – beispielsweise als Kurzprofil oder im Abschnitt „Fähigkeiten und Kenntnisse“.
10. Versehen Sie Ihren Lebenslauf mit einer Unterschrift, sofern der Platz dafür ausreichend ist.

Bewerbungsmuster: Wirklich der einfache Weg zur perfekten Bewerbung für Sachbearbeiterinnen?

Das Bewerbungsschreiben ist für viele Bewerberinnen und Bewerber das schwierigste Dokument. Vielleicht werden auch Sie sich als Sachbearbeiterin damit schwer tun. Warum ist das so? Die Antwort liegt vermutlich darin, dass man unzählige Fragen rund um das Bewerbungsschreiben hat, diese aber nicht ausreichend oder sehr schwammig beantwortet bekommt. Viele Seiten im Internet widersprechen sich gar deutlich. Dies liegt alles daran, dass man beim Bewerbungsschreiben relativ viele Freiheiten hat, wie dieses ausgestaltet werden kann. Solange die äußere Form, also der formale Aufbau, stimmt, sind Sie mit dem Inhalt Ihres Haupttextes im Anschreiben flexibel. Sie können diesen so aufbauen, wie sie es möchten und die Themen, auf die Sie eingehen, bestimmen Sie selbst. Beispiele wären:

• Ihr bisheriger Werdegang in der Sachbearbeitung.
• Ihre Motivation für den Beruf.
• Die Gründe, warum Sie sich bewerben.
• Warum Sie sich für diesen einen Arbeitgeber interessieren.
• Ihre Stärken und Fähigkeiten sowie Erfahrung als Sachbearbeiterin.
• Den Mehrwert, dem Sie einem Arbeitgeber in der Sachbearbeitung bieten können.

Es gibt als de facto kein mustergültiges Vorgehen im Hinblick auf das Bewerbungsanschreiben. Um die damit verbundenen Probleme zu umgehen, greifen viele Bewerberinnen auf die kostenlosen Bewerbungsvorlagen und -muster im Internet zurück. Die Auswahl ist sehr groß und die Downloads sind umsonst. Es scheint also ein optimaler Weg durch den Bewerbungsdschungel zu sein? Nein! Bewerbern Sie sich als Sachbearbeiterin mit einem Anschreiben, welches auf einem der typischen Bewerbungsvorlagen basiert, haben Sie kaum Aussicht auf eine Einladung zum Vorstellungsgespräch. Sie können froh sein, wenn Sie eine Antwort auf Ihre Bewerbung, also eine Absage, erhalten. Nutzen Sie ein Muster oder eine beliebige Vorlage für Ihre Bewerbung, zeigt dies nur, dass Sie keine Mühe und Zeit in Ihr Bewerbungsvorhaben investieren wollten. Dies ist denkbar ungünstig. Machen Sie sich daher die Mühe, und setzen Sie sich mit dem Bewerbungsschreiben auseinander, um zu einem individuellen und aussagekräftigen Ergebnis zu gelangen. Die Zeit und der Aufwand lohnen sich!

Typische Phrasen aus Bewerbungsmustern und -vorlagen

• „Mit großer Freude habe ich Ihre Stellenanzeige gelesen.“
• „Ich bin hoch motiviert, zuverlässig und teamorientiert.“
• „Sie suchen eine Sachbearbeiterin mit langjähriger Erfahrung und haben Sie jetzt gefunden!“
• „Ich bin belastbar, flexibel und stehe neuen Herausforderungen aufgeschlossen gegenüber.“
• „Mit mir erhalten Sie eine belastbare und motivierte Sachbearbeiterin.“

Bei den oben genannten Beispielen fällt auf, dass es sich meistens um starke Behauptungen handelt, die einfach aufgestellt werden, ohne dass ein Beleg oder eine Begründung mitgeliefert wird. Die Sätze sind monoton und weit verbreitet. Nahezu jeder Mitarbeiter einer Personalabteilung reagiert nur noch genervt, wenn sich solche Floskeln in einem Anschreiben wiederfinden.

„Die Verwendung von kostenlosen Bewerbungsmustern und -vorlagen mag zunächst sehr attraktiv wirken. Doch es handelt sich um einen Irrweg, der nur wenig Aussicht auf den gewünschten Bewerbungserfolg verspricht. Setzen Sie lieber auf ein individuelles und maßgeschneidertes Anschreiben für Ihre Bewerbung als Sachbearbeiterin!“

So überzeugen Sie als Sachbearbeiterin: Tipps für das Bewerbungsschreiben!

Nun möchten wir Ihnen jedoch Hinweise geben, wie Sie selbst ein Bewerbungsschreiben verfassen, welches den Ansprüchen an eine professionelle Bewerbung für eine Sachbearbeiterin voll gerecht wird. Nachdem Sie schon Ihren Lebenslauf erstellt haben und die entsprechende Stellenanzeige Ihrer Wahl vorliegt, können Sie mit Ihren Anschreiben beginnen! Sinnvoll ist es, wenn Sie zunächst die äußere Form, also den formalen Aufbau, festlegen. Dies bedeutet, dass Sie sich um den Haupttext später kümmern. Zunächst geht es also beispielsweise um den Briefkopf, den korrekten Adressaten, Ort und Datum sowie um die Grußformel und Ihre Unterschrift. Hiernach können Sie den Kerntext schreiben und daran feilen, bis er Ihnen gefällt. Vergessen Sie nicht, Ihr Bewerbungsschreiben nochmals von einer Person Ihres Vertrauens korrigieren zu lassen. Oftmals macht sich der Fehlerteufel breit und man erkennt einzelne Fehler auch beim zweiten Mal durchlesen nicht.

10 Tipps für Ihr Anschreiben als Sachbearbeiterin

1. Achten Sie darauf, dass Ihr Bewerbungsschreiben nicht mehr als eine DIN A4 – Seite umfasst.
2. Ermitteln Sie den richtigen Ansprechpartner – entweder über die Stellenanzeige oder die Webpräsenz des Arbeitgebers – und schreiben Sie diesen an.
3. Ist kein konkreter Ansprechpartner zu finden, müssen Sie die allgemeine Anrede „Sehr geehrte Damen und Herren,…“ wählen.
4. Geben Sie die Stellen-ID an, sofern eine solche für die Sachbearbeiterstelle genannt wird.
5. Der Haupttext sollte aus mehreren inhaltlichen Abschnitten bestehen, die unterschiedliche Themenbereich ansprechen.
6. Schreiben Sie Sätze, die zu einer Sachbearbeiterin und zu Ihrem persönlichen Stil passen.
7. Versuchen Sie, immer Belege anzuführen, wenn Sie Ihre Fähigkeiten und Stärken beschreiben.
8. Verzichten Sie darauf, Negatives im Anschreiben zu thematisieren und schreiben Sie niemals etwas Ungünstiges über ehemalige Vorgesetzte oder Sacharbeiterkollegen.
9. Rechtschreibung, Grammatik und Zeichensetzung müssen selbstverständlich korrekt sein.
10. Auf eine Unterschrift können Sie nicht verzichten – diese müssen Sie für eine Onlinebewerbung einscannen, freistellen und in guter Grafikqualität in die Datei Ihres Anschreibens einfügen.

„Ihr Bewerbungsschreiben wird dann am besten, wenn Sie sich mit den Anforderungen auseinandersetzen und sich ausreichend Zeit lassen. Achten Sie bitte darauf, dass das Anschreiben Ihre Stärken und Fähigkeiten als Sachbearbeiterin in den Vordergrund stellt und frei von negativen Themen ist.“

FAQ zur Bewerbung in der Sachbearbeitung

Wie schreibt man eine Bewerbung als Sachbearbeiterin?

Eine Bewerbung als Sachbearbeiterin schreiben Sie am besten mit individuellen Formulierungen. Sie müssen einen Lebenslauf, ein Bewerbungsschreiben sowie eine Zeugnisanlage erstellen. Das Deckblatt ist optional.

Wie schreibe ich eine Bewerbung als Quereinsteiger?

Eine Bewerbung als Quereinsteiger in der Sachbearbeitung schreiben Sie am besten mit Blick auf Ihre Kompetenzen und wie Sie diese im neuen Bereich einsetzen können. Relevante Weiterbildungen sollte man als Quereinsteiger im Bewerbungsschreiben immer erwähnen.

Wie formuliere ich ein gutes Anschreiben?

Ein gutes Anschreiben macht eigene Formulierungen erforderlich. Schreiben Sie in einer Sprache, die zu Ihnen und zu der Stelle passt. Auf Bewerbungsfloskeln sollten Sie am besten verzichten. Der Text darf nicht länger als eine DIN A4-Seite werden.

Was macht man in der Sachbearbeitung?

In der Sachbearbeitung geht es vor allem um die Bearbeitung administrativer Aspekte von Vorgängen aus unterschiedlichsten Bereichen. Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter müssen genau arbeiten und sich durch ein hohes Maß an Konzentrationsfähigkeit auszeichnen.

Hilfe für Ihre Bewerbung als Sachbearbeiterin!

Der TT Bewerbungsservice ist Ihr kompetenter Ansprechpartner, wenn Sie mit Ihrer Bewerbung für eine Stelle in der Sachbearbeitung auf Nummer sicher gehen möchten. Der erfahrene Bewerbungsschreiber Till Tauber schöpft aus der Erfahrung aus mehr als 3.500 Kundenaufträgen und hat schon einer Vielzahl an Sachbearbeiterinnen bei Ihrem Bewerbungsvorhaben erfolgreich geholfen. Sie erhalten ausschließlich individuell und maßgeschneiderte Bewerbungsunterlagen, die zu Ihnen und der von Ihnen angestrebten Position passen. Zudem werden alle Dokumente lektoriert, also auf Inhalt und Rechtschreibung geprüft, bevor Sie diese erhalten. Mit einem Bewerbungsvorhaben für die Sachbearbeitung fallen Sie in die günstige Preisstufe 2, sodass eine komplette Bewerbung schon für € 199,00 (bei Vorkasse mit 10 % Rabatt: € 179,10) erhältlich ist. Diese besteht aus Deckblatt, Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisanlage in einem einheitlichen Design. Werfen Sie doch einen Blick in unsere Kundenmeinungen und überzeugen Sie sich selbst von der professionellen Arbeit des TT Bewerbungsservice!